Đăng ký BHXH cho nhân viên 2026: Hồ sơ và cách đóng
Đăng ký BHXH cho nhân viên 2026 cần hồ sơ gì, báo tăng ở đâu, mức đóng bao nhiêu? Xem hướng dẫn từng bước và ví dụ tính tiền cho doanh nghiệp mới.
Nội dung bài viết
- 1. Nhân viên nào bắt buộc tham gia BHXH năm 2026?
- Ví dụ doanh nghiệp tuyển 3 nhân viên
- 2. Doanh nghiệp và nhân viên đóng BHXH bao nhiêu năm 2026?
- Tỷ lệ đóng từng loại bảo hiểm
- Ví dụ: Nhân viên có lương đóng bảo hiểm 8 triệu đồng
- Tiền lương nào được tính đóng bảo hiểm?
- Mức lương tối thiểu vùng năm 2026
- 3. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những gì?
- Mẫu TK3-TS: Tờ khai của doanh nghiệp
- Mẫu D02-LT: Danh sách người lao động tham gia
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai của người lao động
- Checklist chuẩn bị trước khi kê khai
- 4. Cách đăng ký và báo tăng BHXH trực tuyến năm 2026
- Sau khi gửi hồ sơ cần làm gì?
- 5. Thời hạn báo tăng và đóng BHXH là bao lâu?
- 6. Những tình huống doanh nghiệp thường gặp khi kê khai
- Nhân viên đã có mã BHXH ở công ty cũ
- Nhân viên nghỉ việc thì báo giảm thế nào?
- Nhân viên tăng lương có phải khai lại không?
- Một người làm việc ở hai công ty thì đóng ở đâu?
- 7. Chuẩn bị hồ sơ BHXH nhanh hơn với Mina Desk
- Tải và chuẩn bị biểu mẫu
- Lấy thông tin từ căn cước
- Gộp và nén hồ sơ PDF
- 8. Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH năm 2026
Đăng ký BHXH cho nhân viên 2026 là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi tuyển dụng người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp mới thường gặp khó khăn khi xác định ai phải đóng, chuẩn bị mẫu TK3-TS, TK1-TS, D02-LT và kê khai trực tuyến.
Bài viết này hướng dẫn từ bước chuẩn bị hồ sơ đến báo tăng, tính tiền đóng và theo dõi kết quả, cập nhật quy định đến ngày 14/11/2026.
- Đối tượng tham gia: Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên và các nhóm khác theo quy định.
- Hồ sơ cơ bản: Mẫu TK3-TS, mẫu D02-LT và mẫu TK1-TS đối với trường hợp cần kê khai.
- Tỷ lệ đóng phổ biến: Doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng.
- Thời hạn đăng ký: Trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
- Nơi thực hiện: Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc kênh giao dịch điện tử hợp lệ.
1. Nhân viên nào bắt buộc tham gia BHXH năm 2026?
Không phải cứ tuyển một người vào làm việc là doanh nghiệp phải đóng đầy đủ mọi loại bảo hiểm ngay. Nghĩa vụ tham gia phụ thuộc vào bản chất quan hệ lao động, loại hợp đồng, thời hạn làm việc và một số điều kiện riêng.
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
Quy định cũng áp dụng với thỏa thuận có tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
- Người ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Người ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 1 tháng.
- Người thử việc trong hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng có hiệu lực trong thời gian thử việc.
- Người làm việc không trọn thời gian, nếu đáp ứng điều kiện về tiền lương và đối tượng tham gia.
- Một số người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương theo quy định của Luật BHXH 2024.
- Người chỉ ký hợp đồng thử việc riêng theo pháp luật lao động.
- Người ký hợp đồng lao động dưới 1 tháng, nếu không thuộc nhóm bắt buộc khác.
- Người làm dịch vụ độc lập thực sự, không có bản chất quan hệ lao động thuộc diện tham gia.
Cần xét bản chất công việc, không chỉ dựa vào tên hợp đồng.
Ví dụ doanh nghiệp tuyển 3 nhân viên
Công ty Minh An tuyển 3 người trong tháng 11/2026:
| Nhân viên | Hình thức làm việc | Xử lý BHXH |
|---|---|---|
| Anh Nam | HĐLĐ 12 tháng, lương 8 triệu đồng | Đăng ký tham gia |
| Chị Lan | HĐLĐ không xác định thời hạn, đã có mã BHXH | Báo tăng bằng mã đã có |
| Anh Hùng | Hợp đồng thử việc riêng 2 tháng | Chưa phải tham gia chỉ trên cơ sở hợp đồng thử việc |
Khi anh Hùng ký hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp phải xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ và thực hiện báo tăng đúng hạn.
Hợp đồng thử việc riêng và hợp đồng lao động có nội dung thử việc không giống nhau về nghĩa vụ BHXH. Nếu hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng đã có hiệu lực ngay trong thời gian thử việc, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng theo quy định.
2. Doanh nghiệp và nhân viên đóng BHXH bao nhiêu năm 2026?
Đối với người lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc thông thường, tổng tỷ lệ đóng là 32% trên tiền lương làm căn cứ đóng.
Tỷ lệ đóng từng loại bảo hiểm
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp | Người lao động |
|---|---|---|
| BHXH - Hưu trí, tử tuất | 14% | 8% |
| BHXH - Ốm đau, thai sản | 3% | 0% |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% | 0% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% |
Mức trên áp dụng với doanh nghiệp đóng quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo tỷ lệ thông thường 0,5%. Một số nhóm lao động hoặc doanh nghiệp đáp ứng điều kiện đặc biệt có thể áp dụng khác.
Ví dụ: Nhân viên có lương đóng bảo hiểm 8 triệu đồng
Giả sử anh Nam có tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm là 8.000.000 đồng/tháng.
| Khoản tiền | Cách tính | Số tiền |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp đóng | 8.000.000 × 21,5% | 1.720.000đ |
| Người lao động đóng | 8.000.000 × 10,5% | 840.000đ |
| Tổng tiền nộp | 8.000.000 × 32% | 2.560.000đ |
Như vậy, doanh nghiệp phải chuyển tổng cộng 2.560.000 đồng tiền bảo hiểm cho tháng đóng đủ điều kiện theo giả định.
Trong đó, 840.000 đồng là phần trích từ lương người lao động; 1.720.000 đồng là chi phí bảo hiểm doanh nghiệp chịu thêm.
Tiền lương còn lại của anh Nam sau khi trừ riêng khoản bảo hiểm bắt buộc là 7.160.000 đồng, chưa tính thuế TNCN và các khoản khấu trừ khác.
Tiền lương nào được tính đóng bảo hiểm?
Theo Điều 31 Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, căn cứ đóng BHXH gồm:
- Mức lương theo công việc hoặc chức danh.
- Phụ cấp lương thuộc diện tính đóng.
- Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Không phải tất cả khoản tiền nhân viên nhận đều tự động trở thành căn cứ đóng BHXH. Những khoản phúc lợi được xác định riêng và không thuộc tiền lương tính đóng cần được phân loại theo đúng bản chất.
Mức lương tối thiểu vùng năm 2026
| Vùng | Mức tối thiểu tháng |
|---|---|
| I | 5.310.000đ |
| II | 4.730.000đ |
| III | 4.140.000đ |
| IV | 3.700.000đ |
Đây là mức lương tối thiểu theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/01/2026. Doanh nghiệp phải xác định đúng vùng theo địa bàn hoạt động và áp dụng cho việc trả lương theo quy định.
Không nên mặc nhiên coi lương tối thiểu vùng là mức đóng BHXH của mọi người lao động. Căn cứ đóng còn phụ thuộc chế độ tiền lương và nhóm đối tượng.
Từ 01/7/2026, mức tham chiếu dùng để xác định một số giới hạn đóng BHXH là 2.530.000 đồng/tháng; mức trần tiền lương đóng BHXH bắt buộc thông thường tương ứng 50.600.000 đồng/tháng.
Lưu ý: Từ ngày 01/01/2027, mức lương tối thiểu vùng dự kiến áp dụng theo Nghị định 399/2026/NĐ-CP đã ban hành sẽ thay thế mức của năm 2026. Doanh nghiệp cần rà soát lại lương khi bước sang năm mới.
3. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp gồm những gì?
Đối với doanh nghiệp lần đầu đăng ký tham gia bảo hiểm, bộ hồ sơ trọng tâm là thông tin đơn vị, danh sách lao động và tờ khai cá nhân khi cần thiết.
Quy trình năm 2026 được cập nhật theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 và thủ tục hành chính được sửa đổi tại Quyết định 2695/QĐ-BTC ngày 29/9/2026.
Mẫu TK3-TS: Tờ khai của doanh nghiệp
Mẫu TK3-TS có tên đầy đủ là Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Biểu mẫu dùng khi doanh nghiệp đăng ký thông tin tham gia lần đầu hoặc điều chỉnh những thông tin thuộc phạm vi tờ khai.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị tên đơn vị, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ và các thông tin đăng ký theo mẫu hiện hành.
Mẫu D02-LT: Danh sách người lao động tham gia
Mẫu D02-LT là Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Đây là mẫu được sử dụng khi doanh nghiệp báo tăng lao động, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin tham gia trong các trường hợp tương ứng.
Những nhóm thông tin cần đặc biệt kiểm tra gồm họ tên, mã BHXH hoặc thông tin định danh, tiền lương, thời điểm tham gia và nội dung tăng, giảm, điều chỉnh.
Mẫu TK1-TS: Tờ khai của người lao động
Mẫu TK1-TS là Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Mẫu được sử dụng khi người lao động chưa có thông tin đăng ký cần thiết, chưa được cấp mã hoặc phát sinh trường hợp cần kê khai, điều chỉnh theo quy định.
Nếu người lao động đã có mã BHXH và thông tin chính xác, doanh nghiệp thường sử dụng mã đã có để báo tăng, không lập đăng ký mã mới.
Checklist chuẩn bị trước khi kê khai
- Kiểm tra hợp đồng lao động và ngày có hiệu lực.
- Xác định người thuộc diện tham gia bảo hiểm.
- Chuẩn bị thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
- Thu thập thông tin định danh cá nhân của người lao động.
- Tra cứu mã BHXH đã cấp, nếu có.
- Xác định tiền lương và thời điểm bắt đầu đóng.
- Chuẩn bị mẫu TK3-TS khi đăng ký đơn vị lần đầu.
- Lập danh sách mẫu D02-LT.
- Chuẩn bị mẫu TK1-TS đối với trường hợp cần kê khai.
- Có tài khoản giao dịch điện tử và phương thức ký hồ sơ hợp lệ.
Hợp đồng lao động, giấy tờ nhân thân hoặc tài liệu liên quan cần được doanh nghiệp lưu giữ để đối chiếu. Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ đều bắt buộc nộp kèm trong mọi giao dịch nếu thông tin đã được khai thác qua hệ thống dữ liệu liên thông.
4. Cách đăng ký và báo tăng BHXH trực tuyến năm 2026
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc các phương thức giao dịch điện tử được chấp nhận.
Thủ tục cần tìm có tên Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, mã thủ tục 1.002051.
-
Kiểm tra tài khoản doanh nghiệp — Chuẩn bị tài khoản giao dịch điện tử, thông tin định danh doanh nghiệp và chữ ký số hoặc phương thức ký hợp lệ theo yêu cầu cổng tiếp nhận.
-
Truy cập cổng dịch vụ công — Mở Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, đăng nhập và tìm thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm dành cho đơn vị sử dụng lao động.
-
Kê khai thông tin đơn vị — Nếu tham gia lần đầu, cung cấp thông tin doanh nghiệp theo mẫu TK3-TS và thực hiện đăng ký thông tin đơn vị theo hướng dẫn hệ thống.
-
Lập danh sách lao động — Khai báo người cần tham gia, tiền lương, thời điểm bắt đầu đóng và các nội dung liên quan theo mẫu D02-LT. Bổ sung TK1-TS cho trường hợp cần thiết.
-
Kiểm tra và ký hồ sơ — Đối chiếu thông tin với hợp đồng, dữ liệu người lao động, kiểm tra tệp đính kèm nếu có, sau đó ký và gửi hồ sơ điện tử.
-
Theo dõi kết quả giải quyết — Lưu mã hồ sơ, kiểm tra thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hoặc kết quả xử lý từ cơ quan BHXH.
-
Đối chiếu và nộp tiền bảo hiểm — Kiểm tra số phải đóng, chuyển tiền đúng thông tin tài khoản thu và nội dung nộp tiền do cơ quan BHXH hướng dẫn.
Sau khi gửi hồ sơ cần làm gì?
Không nên xem việc bấm gửi thành công là hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ bảo hiểm.
Bộ phận kế toán, nhân sự cần kiểm tra hồ sơ đã được tiếp nhận và giải quyết hay chưa, dữ liệu người lao động có chính xác không, đồng thời đối chiếu phát sinh đóng với số tiền thực tế.
Đối với hồ sơ cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới, thời hạn giải quyết thông thường không quá 5 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Một số trường hợp điều chỉnh có thời hạn giải quyết khác.
Quyết định 3040/QĐ-BTC ngày 21/10/2026 tiếp tục định hướng tái cấu trúc thủ tục, khai thác dữ liệu điện tử và giảm giấy tờ. Vì vậy, tên bước hoặc cách nhập thông tin trên giao diện có thể thay đổi theo thời điểm triển khai.
5. Thời hạn báo tăng và đóng BHXH là bao lâu?
Theo Điều 28 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.
Cần phân biệt hai thời hạn:
| Nghĩa vụ | Thời hạn |
|---|---|
| Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc | Trong 30 ngày kể từ ngày phát sinh đối tượng tham gia |
| Đóng BHXH theo phương thức hằng tháng | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo |
Ví dụ, nhân viên thuộc diện tham gia từ tháng 11/2026. Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký trong thời hạn luật định và xác định nghĩa vụ tiền đóng của tháng 11.
Nếu áp dụng phương thức đóng BHXH hằng tháng, hạn cuối đóng tiền BHXH của kỳ tháng 11 là ngày 31/12/2026.
Doanh nghiệp cần đối chiếu thời hạn của BHYT, BHTN và lịch thu thực tế, không mặc nhiên coi việc đã báo tăng là đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển tiền.
Luật BHXH 2024 quy định việc chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc và BHTN có thể dẫn đến nghĩa vụ nộp đủ số còn thiếu cùng khoản tiền 0,03% mỗi ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng hoặc trốn đóng theo quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc áp dụng biện pháp xử lý khác tùy tính chất vi phạm. Doanh nghiệp không nên cố tình khai thiếu nhân viên hoặc ghi mức lương đóng thấp hơn căn cứ hợp pháp.
6. Những tình huống doanh nghiệp thường gặp khi kê khai
Nhân viên đã có mã BHXH ở công ty cũ
Không tạo mã mới. Doanh nghiệp sử dụng mã BHXH hoặc thông tin định danh đã được cơ quan BHXH ghi nhận, kiểm tra dữ liệu và thực hiện báo tăng tại đơn vị mới.
Trường hợp công ty cũ chưa xác nhận đầy đủ quá trình tham gia, người lao động và doanh nghiệp mới cần kiểm tra, phối hợp xử lý thông tin. Không vì vướng mắc tại công ty cũ mà mặc nhiên bỏ qua nghĩa vụ đăng ký ở đơn vị mới.
Nhân viên nghỉ việc thì báo giảm thế nào?
Khi nhân viên chấm dứt quan hệ lao động hoặc có sự kiện làm thay đổi nghĩa vụ tham gia, doanh nghiệp cần xác định thời điểm phát sinh và lập hồ sơ báo giảm theo quy định.
Cần đối chiếu ngày chấm dứt hợp đồng, ngày làm việc cuối cùng, tiền lương và tình trạng đóng bảo hiểm để tránh báo giảm sai tháng hoặc làm gián đoạn quyền lợi.
Nhân viên tăng lương có phải khai lại không?
Nếu việc tăng lương làm thay đổi tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh theo quy định.
Ví dụ, tiền lương làm căn cứ đóng của anh Nam tăng từ 8 triệu lên 10 triệu đồng/tháng. Khi mức mới có hiệu lực, bộ phận nhân sự cần kê khai điều chỉnh đúng thời điểm, không tiếp tục đóng theo mức cũ.
Một người làm việc ở hai công ty thì đóng ở đâu?
Đối với trường hợp giao kết nhiều hợp đồng lao động, BHXH bắt buộc thông thường được đóng theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên theo quy tắc của Luật BHXH 2024.
BHYT và BHTN phải xác định theo quy định tương ứng. Riêng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ đóng tại từng hợp đồng đủ điều kiện.
Doanh nghiệp nên xác minh tình trạng tham gia thực tế trước khi kê khai.
7. Chuẩn bị hồ sơ BHXH nhanh hơn với Mina Desk
Một phần thời gian thực hiện thủ tục bảo hiểm thường nằm ở khâu chuẩn bị tài liệu: thu thập thông tin nhân viên, tìm mẫu, chuyển giấy tờ thành PDF và giảm dung lượng tệp để nộp.
Mina Desk có thể hỗ trợ các công việc này ngay trên trình duyệt, kể cả khi dùng điện thoại.
Tải và chuẩn bị biểu mẫu
Tại kho biểu mẫu Mina Desk, bạn có thể tìm mẫu TK1-TS, TK3-TS và các biểu mẫu hành chính có sẵn, xem trước và tải về theo định dạng được hỗ trợ.
Trước khi sử dụng, cần kiểm tra biểu mẫu có phù hợp phiên bản hiện hành của cơ quan BHXH hay không.
Lấy thông tin từ căn cước
Với công cụ đọc thông tin CCCD, người dùng có thể đọc thông tin từ mã QR trên thẻ được hỗ trợ, lấy họ tên, số định danh, ngày sinh và các trường thông tin có sẵn để lập danh sách.
Thông tin vẫn cần đối chiếu với hồ sơ thực tế trước khi kê khai.
Theo chính sách xử lý dữ liệu của Mina Desk, thông tin CCCD được xử lý trong bộ nhớ và không lưu lại trên máy chủ đối với chức năng đọc thông tin này.
Gộp và nén hồ sơ PDF
Khi hồ sơ có nhiều trang hoặc vượt giới hạn dung lượng tải lên, bạn có thể sử dụng công cụ gộp và nén hồ sơ để sắp xếp tài liệu, tạo một tệp PDF và giảm dung lượng phù hợp.
Mina Desk hỗ trợ khâu chuẩn bị tài liệu, không tự thực hiện kê khai, ký nộp hoặc đóng BHXH thay doanh nghiệp.
8. Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
Các văn bản dưới đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định nghĩa vụ tham gia và thực hiện thủ tục bảo hiểm.
- Luật số 41/2024/QH15 – Luật Bảo hiểm xã hội: Điều 2 về đối tượng; Điều 28 về đăng ký; Điều 31–34 về căn cứ, mức và phương thức đóng; các điều về chậm đóng, trốn đóng.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn một số nội dung BHXH bắt buộc, bao gồm đối tượng và tiền lương làm căn cứ đóng.
- Luật số 51/2024/QH15: Sửa đổi, bổ sung Luật Bảo hiểm y tế.
- Luật số 74/2025/QH15 – Luật Việc làm: Quy định về bảo hiểm thất nghiệp, có hiệu lực từ 01/01/2026.
- Nghị định 374/2025/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số nội dung về bảo hiểm thất nghiệp.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP: Mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/01/2026.
- Nghị định 161/2026/NĐ-CP: Điều chỉnh mức lương cơ sở từ 01/7/2026, làm thay đổi một số mức đóng và giới hạn có liên quan.
- Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026: Ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Quyết định 2695/QĐ-BTC ngày 29/9/2026: Công bố các thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, trong đó có thủ tục mã 1.002051.
- Quyết định 3040/QĐ-BTC ngày 21/10/2026: Phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình 8 thủ tục hành chính lĩnh vực BHXH.
- Nghị định 399/2026/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu áp dụng từ 01/01/2027, cần lưu ý cho kỳ lương tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH năm 2026
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhân viên có phải đăng ký BHXH không?
Không phát sinh nghĩa vụ đăng ký cho nhân viên chỉ vì doanh nghiệp đã thành lập. Tuy nhiên, cần kiểm tra người quản lý doanh nghiệp thuộc nhóm phải tham gia BHXH bắt buộc, kể cả một số trường hợp không hưởng lương. Khi phát sinh người thuộc diện tham gia, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đúng thời hạn.
Nhân viên thử việc có phải đóng BHXH không?
Nếu chỉ ký hợp đồng thử việc riêng theo pháp luật lao động thì không thuộc diện BHXH bắt buộc chỉ trên cơ sở hợp đồng đó. Nếu ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng và thời gian thử việc nằm trong hợp đồng đã có hiệu lực, nghĩa vụ tham gia vẫn phát sinh theo quy định.
Nhân viên đã có mã BHXH có phải lập TK1-TS không?
Thông thường, doanh nghiệp sử dụng mã BHXH và dữ liệu đã có để báo tăng. Mẫu TK1-TS được sử dụng khi phát sinh trường hợp cần đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin theo quy định. Không nên tạo mã BHXH mới cho người đã có mã hợp lệ.
Doanh nghiệp báo tăng BHXH chậm nhất khi nào?
Theo Luật BHXH 2024, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc phải được nộp trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia. Doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi xác định được thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
Doanh nghiệp phải đóng bao nhiêu tiền bảo hiểm cho một nhân viên?
Với lao động Việt Nam thuộc diện đóng đầy đủ và áp dụng tỷ lệ thông thường, doanh nghiệp chịu 21,5%, người lao động chịu 10,5% tiền lương làm căn cứ đóng. Ví dụ mức lương đóng 8 triệu đồng thì tổng tiền bảo hiểm là 2.560.000 đồng/tháng.
Đã báo tăng nhưng chưa đóng tiền BHXH thì có được coi là hoàn thành không?
Chưa. Đăng ký tham gia và đóng tiền là hai nghĩa vụ liên quan nhưng khác nhau. Doanh nghiệp phải theo dõi kết quả hồ sơ, đối chiếu số tiền phát sinh và hoàn thành nghĩa vụ đóng theo thời hạn pháp luật quy định.
Đăng ký BHXH cho nhân viên 2026 sẽ dễ thực hiện hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đúng danh sách lao động, xác định chính xác tiền lương đóng và sử dụng biểu mẫu hiện hành. Với doanh nghiệp mới, nên kiểm tra hồ sơ ngay từ tháng đầu phát sinh lao động để tránh phải điều chỉnh hoặc truy đóng về sau.
Bạn có thể sử dụng Mina Desk để chuẩn bị biểu mẫu, đọc thông tin căn cước và xử lý hồ sơ PDF trước khi nộp qua hệ thống của cơ quan BHXH.
Biểu mẫu trong bài
Tải miễn phí các mẫu được nhắc trong bài — xem trước, tải Word / Excel / PDF ngay trên Mina Desk.
