Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp 2026
Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp năm 2026: hồ sơ cần chuẩn bị, mẫu TK3-TS, D02-LT, cách báo tăng giảm, tỷ lệ đóng và thời hạn nộp.
Nội dung bài viết
- 1. Doanh nghiệp nào phải kê khai bảo hiểm xã hội?
- Những người thuộc diện tham gia
- 2. Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội bao nhiêu tiền năm 2026?
- Bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm năm 2026
- Ví dụ tính tiền bảo hiểm cho một nhân viên
- Mức lương nào dùng để tính bảo hiểm?
- Mức lương tối thiểu vùng năm 2026
- 3. Hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu gồm những gì?
- Các mẫu hồ sơ cần biết
- Danh sách cần chuẩn bị trước khi kê khai
- Ví dụ: Công ty mới thành lập có 3 nhân viên
- Hướng dẫn ghi các thông tin quan trọng trên D02-LT
- 4. Cách kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp trực tuyến
- Quy trình kê khai từng bước
- Gửi hồ sơ thành công đã hoàn tất thủ tục chưa?
- 5. Cách báo tăng, báo giảm và điều chỉnh BHXH hằng tháng
- Các trường hợp phải chú ý
- Ví dụ báo tăng lao động
- Ví dụ báo giảm lao động
- Nhân viên nghỉ không hưởng lương thì sao?
- 6. Thời hạn kê khai, đóng tiền và những lỗi dễ gặp
- Những lỗi cần tránh khi kê khai
- Bảng công việc BHXH kế toán nên thực hiện hằng tháng
- 7. Căn cứ pháp lý về kê khai BHXH năm 2026
- Câu hỏi thường gặp về kê khai bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký bảo hiểm xã hội như thế nào? Khi tuyển thêm nhân viên, có phải kê khai lại từ đầu? Mỗi tháng phải đóng bao nhiêu tiền và thực hiện trên website nào?
Bài viết này hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp năm 2026 từ đăng ký lần đầu, báo tăng, báo giảm lao động đến tính tiền đóng hằng tháng. Nội dung phù hợp với kế toán, nhân sự và chủ doanh nghiệp muốn tự thực hiện thủ tục mà không cần thuê dịch vụ bên ngoài.
- Đăng ký lần đầu: Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp, người lao động và hồ sơ theo mẫu hiện hành.
- Ba biểu mẫu quan trọng: TK3-TS, TK1-TS và D02-LT.
- Tỷ lệ đóng thông thường: Doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5% trên căn cứ đóng tương ứng.
- Báo tăng, báo giảm: Chỉ kê khai biến động khi phát sinh, không phải nộp lại toàn bộ hồ sơ mỗi tháng.
- Thời hạn: Đăng ký trong 30 ngày khi phát sinh đối tượng bắt buộc; đóng BHXH hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối tháng tiếp theo.
1. Doanh nghiệp nào phải kê khai bảo hiểm xã hội?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và các quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký BHXH bắt buộc cho những người thuộc diện tham gia.
Điểm cần hiểu là nghĩa vụ bảo hiểm phát sinh theo đối tượng tham gia, không đơn thuần theo ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Những người thuộc diện tham gia
| Đối tượng | Nghĩa vụ BHXH |
|---|---|
| Nhân viên ký hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng | Bắt buộc |
| Hợp đồng có tên gọi khác nhưng thực chất là quan hệ lao động | Có thể bắt buộc |
| Nhân viên làm việc không trọn thời gian | Bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện luật định |
| Giám đốc, người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương thuộc nhóm quy định | Bắt buộc |
| Người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương thuộc nhóm quy định | Bắt buộc |
| Cổ đông chỉ góp vốn, không giữ chức danh thuộc diện tham gia | Không bắt buộc chỉ vì góp vốn |
| Người thử việc theo hợp đồng thử việc riêng | Thông thường không thuộc diện bắt buộc theo hợp đồng này |
Doanh nghiệp có nhân viên ký hợp đồng thuộc diện tham gia phải thực hiện đăng ký BHXH, BHYT và BHTN theo quy định.
Ví dụ: Công ty tuyển một nhân viên kế toán theo hợp đồng 12 tháng. Người này thuộc diện BHXH bắt buộc từ thời điểm đáp ứng điều kiện tham gia, không phải đợi làm đủ một năm.
Từ ngày 01/7/2025, người giữ chức danh quản lý doanh nghiệp không hưởng lương thuộc nhóm luật định vẫn phải tham gia BHXH bắt buộc.
Doanh nghiệp cần xác định chức danh, tình trạng hưởng lương và nhóm đối tượng trước khi kê khai. Không được mặc định rằng giám đốc không nhận lương thì không phải tham gia.
Nếu doanh nghiệp chưa phát sinh người thuộc diện tham gia thì không phải kê khai nhân viên không tồn tại.
Tuy nhiên, vẫn phải kiểm tra người đại diện, giám đốc và các chức danh quản lý vì một số trường hợp không hưởng lương vẫn thuộc diện bắt buộc.
Lưu ý, BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp không có phạm vi đối tượng hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, không nên áp dụng một tỷ lệ đóng chung cho mọi chức danh.
2. Doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội bao nhiêu tiền năm 2026?
Đối với người lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm theo hợp đồng thông thường, tỷ lệ đóng phổ biến năm 2026 là 32%.
Trong đó, doanh nghiệp chịu 21,5% và người lao động chịu 10,5%.
Bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm năm 2026
| Khoản bảo hiểm | Doanh nghiệp | Người lao động |
|---|---|---|
| BHXH - Hưu trí, tử tuất | 14% | 8% |
| BHXH - Ốm đau, thai sản | 3% | 0% |
| BHYT | 3% | 1,5% |
| BHTN | 1% | 1% |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% | 0% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% |
Đây là tỷ lệ thông thường, không áp dụng máy móc cho người quản lý không hưởng lương, lao động nước ngoài hoặc các trường hợp được áp dụng mức đóng đặc thù.
Ví dụ tính tiền bảo hiểm cho một nhân viên
Giả sử doanh nghiệp có một nhân viên với mức lương làm căn cứ đóng BHXH là 10.000.000 đồng/tháng.
Phần doanh nghiệp phải đóng:
10.000.000 × 21,5% = 2.150.000 đồng.
Phần trích từ lương nhân viên:
10.000.000 × 10,5% = 1.050.000 đồng.
Tổng số tiền chuyển cho cơ quan BHXH:
2.150.000 + 1.050.000 = 3.200.000 đồng/tháng.
| Khoản tiền | Số tiền |
|---|---|
| Lương làm căn cứ đóng BHXH | 10.000.000đ |
| Doanh nghiệp chịu | 2.150.000đ |
| Người lao động chịu | 1.050.000đ |
| Tổng tiền bảo hiểm | 3.200.000đ |
Nếu chưa xét thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ khác, nhân viên còn 8.950.000 đồng sau khi trừ phần bảo hiểm của mình.
Doanh nghiệp chuyển toàn bộ 3.200.000 đồng đến cơ quan BHXH. Trong đó, 2.150.000 đồng là chi phí doanh nghiệp và 1.050.000 đồng được trích từ tiền lương người lao động.
Mức lương nào dùng để tính bảo hiểm?
Theo Luật BHXH và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương đóng BHXH đối với người hưởng lương do doanh nghiệp quyết định gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp và khoản bổ sung thuộc diện tính đóng.
Ví dụ nhân viên có thu nhập:
| Khoản thu nhập | Số tiền |
|---|---|
| Lương chức danh | 8.000.000đ |
| Phụ cấp trách nhiệm cố định | 1.000.000đ |
| Khoản bổ sung cố định | 1.000.000đ |
| Thưởng hiệu quả biến động | 2.000.000đ |
| Tổng thu nhập | 12.000.000đ |
Nếu ba khoản đầu đáp ứng điều kiện tính đóng và khoản thưởng cuối thực sự biến động theo kết quả công việc, căn cứ đóng BHXH có thể là 10.000.000 đồng.
Không phải mọi khoản thưởng hoặc hỗ trợ đều đương nhiên được loại khỏi tiền lương đóng BHXH. Cần kiểm tra nội dung hợp đồng và tính chất thực tế của khoản chi.
Mức lương tối thiểu vùng năm 2026
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026:
| Vùng | Mức lương tối thiểu/tháng |
|---|---|
| Vùng I | 5.310.000đ |
| Vùng II | 4.730.000đ |
| Vùng III | 4.140.000đ |
| Vùng IV | 3.700.000đ |
Doanh nghiệp phải xác định đúng địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu. Đồng thời cần phân biệt lương tối thiểu vùng với mức tham chiếu dùng trong chính sách BHXH.
3. Hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu gồm những gì?
Khi đăng ký lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin đơn vị, thông tin người tham gia và các biểu mẫu theo quy định.
Theo thủ tục hành chính được cập nhật tại Quyết định 2695/QĐ-BTC năm 2026, ba biểu mẫu quan trọng là TK3-TS, TK1-TS và D02-LT.
Các mẫu hồ sơ cần biết
| Biểu mẫu | Mục đích |
|---|---|
| TK3-TS | Đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đơn vị |
| TK1-TS | Đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin người tham gia |
| D02-LT | Danh sách báo tăng, giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN |
Mẫu D02-LT hiện hành được ban hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026.
Không phải hồ sơ nào cũng cần nộp đủ cả ba mẫu. Chẳng hạn, TK1-TS được lập đối với người lần đầu tham gia hoặc cần thay đổi thông tin theo yêu cầu thủ tục.
Danh sách cần chuẩn bị trước khi kê khai
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế.
- Thông tin doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện.
- Chữ ký số hoặc phương tiện xác thực giao dịch điện tử hợp lệ.
- Danh sách người lao động thuộc diện tham gia.
- Số định danh cá nhân, mã BHXH và thông tin nhân thân.
- Hợp đồng lao động, ngày bắt đầu làm việc và chức danh.
- Mức lương, phụ cấp và khoản bổ sung tính đóng.
- Thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu.
- Biểu mẫu TK3-TS, TK1-TS, D02-LT tương ứng với nghiệp vụ.
Nếu doanh nghiệp chưa có hợp đồng lao động được chuẩn bị đầy đủ, có thể tham khảo kho biểu mẫu hợp đồng lao động để hoàn thiện hồ sơ nội bộ trước khi kê khai.
Ví dụ: Công ty mới thành lập có 3 nhân viên
Giả sử Công ty A thành lập trong tháng 10/2026 và bắt đầu sử dụng lao động từ ngày 01/11/2026.
Công ty có một giám đốc không hưởng lương và ba nhân viên ký hợp đồng lao động 12 tháng.
Danh sách nhân viên có mức lương làm căn cứ đóng như sau:
| Nhân viên | Chức danh | Lương đóng BHXH |
|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | Kế toán | 10.000.000đ |
| Trần Thị B | Hành chính | 12.000.000đ |
| Lê Văn C | Kỹ thuật | 8.000.000đ |
| Tổng cộng | 30.000.000đ |
Giả định cả ba nhân viên đều thuộc diện tham gia đầy đủ và có chung căn cứ tính các loại bảo hiểm.
Tiền bảo hiểm hằng tháng của ba nhân viên được tính:
- Doanh nghiệp đóng: 30.000.000 × 21,5% = 6.450.000 đồng.
- Người lao động đóng: 30.000.000 × 10,5% = 3.150.000 đồng.
- Tổng tiền bảo hiểm: 9.600.000 đồng/tháng.
Riêng giám đốc không hưởng lương cần xác định đúng nhóm đối tượng, căn cứ và tỷ lệ đóng riêng. Không tự động tính theo tỷ lệ 32% của ba nhân viên.
Đối với doanh nghiệp chưa có mã quản lý đơn vị tại cơ quan BHXH, bước đầu tiên là thực hiện đăng ký thông tin đơn vị theo TK3-TS.
Đồng thời, công ty lập danh sách D02-LT cho ba nhân viên và TK1-TS đối với những người thuộc trường hợp phải kê khai.
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết, doanh nghiệp kiểm tra thông tin đơn vị, thông tin từng người và số tiền phải đóng.
Hướng dẫn ghi các thông tin quan trọng trên D02-LT
Khi lập mẫu D02-LT, kế toán cần chú ý:
- Họ tên và mã BHXH: Ghi đúng dữ liệu người tham gia.
- Chức danh công việc: Ghi theo hợp đồng hoặc quyết định nhân sự.
- Tiền lương: Ghi mức lương và các khoản thuộc diện tính đóng vào đúng chỉ tiêu.
- Loại hợp đồng: Chọn loại hợp đồng phù hợp.
- Ngày hiệu lực: Ghi ngày bắt đầu hợp đồng hoặc quyết định điều chỉnh.
- Thời gian tham gia: Ghi đúng tháng, năm tăng, giảm hoặc điều chỉnh.
- Nơi khám chữa bệnh: Ghi theo lựa chọn hợp lệ của người lao động.
- Loại biến động: Xác định rõ tăng mới, giảm, điều chỉnh lương hoặc trường hợp khác.
Với nhân viên Nguyễn Văn A trong ví dụ trên, các thông tin minh họa để nhập vào D02-LT gồm:
| Nội dung | Giá trị |
|---|---|
| Họ tên | Nguyễn Văn A |
| Chức danh | Kế toán |
| Loại hợp đồng | Xác định thời hạn 12 tháng |
| Ngày bắt đầu hợp đồng | 01/11/2026 |
| Lương đóng BHXH | 10.000.000đ |
| Tháng bắt đầu tham gia | 11/2026 |
| Loại biến động | Tăng lao động |
Các thông tin như mã BHXH, số định danh cá nhân và nơi khám chữa bệnh phải điền theo dữ liệu thực tế. Đây là bảng minh họa nghiệp vụ, không thay thế bố cục và thứ tự cột của mẫu D02-LT chính thức.
Nếu ghi nhầm tháng tham gia, số tiền phải đóng và quá trình tham gia của người lao động có thể bị ảnh hưởng.
4. Cách kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp trực tuyến
Doanh nghiệp có thể thực hiện hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử I-VAN phù hợp.
Địa chỉ cổng chính thức là dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
Thủ tục cần tìm có mã 1.002051, dùng để đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Quy trình kê khai từng bước
- Đăng nhập hệ thống — Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam bằng tài khoản tổ chức, chuẩn bị chữ ký số hoặc phương tiện ký điện tử hợp lệ.
- Chọn thủ tục — Tìm thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN có mã 1.002051.
- Chọn nghiệp vụ — Xác định đăng ký đơn vị lần đầu, báo tăng, báo giảm hay điều chỉnh thông tin đóng.
- Nhập thông tin doanh nghiệp — Kiểm tra tên đơn vị, mã số thuế, mã quản lý BHXH nếu đã có, địa chỉ và thông tin liên hệ.
- Kê khai người lao động — Nhập mã BHXH, thông tin nhân thân, hợp đồng, mức lương, thời gian tham gia và các chỉ tiêu cần thiết.
- Kiểm tra và ký hồ sơ — Rà soát toàn bộ dữ liệu, ký điện tử và gửi hồ sơ qua hệ thống.
- Theo dõi kết quả — Lưu mã hồ sơ, kiểm tra thông báo tiếp nhận và thực hiện bổ sung nếu cơ quan BHXH yêu cầu.
- Nộp tiền bảo hiểm — Xác định nghĩa vụ đóng, chuyển tiền theo thông tin tài khoản thu và hướng dẫn của cơ quan BHXH trong thời hạn quy định.
Tên nút và vị trí thao tác có thể thay đổi theo giao diện hệ thống hoặc phần mềm I-VAN. Tuy nhiên, trình tự nghiệp vụ vẫn là chuẩn bị dữ liệu, lập hồ sơ, ký gửi, nhận kết quả và đối chiếu nghĩa vụ đóng.
Gửi hồ sơ thành công đã hoàn tất thủ tục chưa?
Chưa. Kế toán cần phân biệt ba trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Đã gửi hồ sơ | Hệ thống ghi nhận việc gửi | Lưu mã hồ sơ |
| Đã tiếp nhận | Hồ sơ được tiếp nhận để xử lý | Theo dõi kết quả |
| Đã giải quyết | Có kết quả xử lý chính thức | Kiểm tra thông tin và nghĩa vụ đóng |
Nếu hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, cần đọc rõ nguyên nhân trên thông báo.
Ví dụ, hồ sơ có thể phát sinh vấn đề vì mã BHXH không khớp với dữ liệu nhân thân, khai sai thời điểm tham gia hoặc thiếu thông tin bắt buộc.
Kế toán nên đối chiếu hồ sơ gốc, sửa đúng nội dung được yêu cầu và gửi lại theo hướng dẫn. Không tự ý tạo mã BHXH khác cho người đã có mã.
Theo thủ tục hiện hành, thời hạn xử lý thông thường là 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
5. Cách báo tăng, báo giảm và điều chỉnh BHXH hằng tháng
Sau khi đăng ký lần đầu, doanh nghiệp không phải nộp lại toàn bộ hồ sơ đăng ký mỗi tháng nếu không có biến động.
Nghiệp vụ cần thực hiện là theo dõi thay đổi nhân sự, tiền lương và tình trạng tham gia để kê khai khi phát sinh.
Các trường hợp phải chú ý
| Tình huống | Nghiệp vụ |
|---|---|
| Tuyển nhân viên mới | Báo tăng |
| Nhân viên nghỉ việc | Báo giảm |
| Thay đổi mức lương đóng | Điều chỉnh lương |
| Nghỉ thai sản | Kê khai biến động theo chế độ |
| Nghỉ không hưởng lương đủ điều kiện | Kê khai theo tình trạng nghỉ |
| Đi làm lại sau thời gian nghỉ | Báo tăng lại hoặc điều chỉnh trạng thái |
| Phát hiện thiếu thời gian đóng | Kiểm tra và lập hồ sơ truy đóng |
Ví dụ báo tăng lao động
Quay lại Công ty A đã đăng ký ba nhân viên từ tháng 11/2026.
Ngày 01/12/2026, công ty tuyển thêm một nhân viên kinh doanh có mức lương đóng bảo hiểm 9.000.000 đồng.
Kế toán cần xác định thời điểm tham gia, lập D02-LT cho nhân viên mới và bổ sung TK1-TS nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
Sau khi hồ sơ được xử lý, doanh nghiệp kiểm tra số tiền phát sinh và thực hiện đóng theo quy định.
Giả sử cả bốn nhân viên đều thuộc diện đóng đầy đủ, không có biến động khác, tổng căn cứ đóng là 39.000.000 đồng. Số tiền bảo hiểm theo tỷ lệ thông thường là 12.480.000 đồng/tháng.
Ví dụ báo giảm lao động
Giả sử nhân viên Lê Văn C chấm dứt hợp đồng lao động vào ngày 31/12/2026.
Doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản chấm dứt hợp đồng, xác định thời điểm báo giảm đúng quy định và lập hồ sơ D02-LT tương ứng.
Nếu không có thay đổi khác, từ tháng 01/2027 công ty còn ba nhân viên thuộc diện tham gia theo hợp đồng trong ví dụ này.
Lưu ý, thời điểm chấm dứt hợp đồng và tháng cuối cùng phải đóng bảo hiểm cần được xác định theo hồ sơ làm việc thực tế. Không nên suy ra thời điểm báo giảm chỉ từ ngày nhân viên thông báo nghỉ.
Đồng thời, kế toán cần phối hợp thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH để bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
Nhân viên nghỉ không hưởng lương thì sao?
Theo Luật BHXH, trường hợp người lao động không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thường không phải đóng BHXH tháng đó, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận tiếp tục đóng hoặc thuộc ngoại lệ theo luật.
Kế toán cần xác định số ngày nghỉ, hồ sơ nghỉ phép và thời điểm làm việc trở lại.
Đặc biệt, không được xử lý nghỉ thai sản giống hoàn toàn với nghỉ không hưởng lương thông thường.
6. Thời hạn kê khai, đóng tiền và những lỗi dễ gặp
Doanh nghiệp cần phân biệt thời hạn đăng ký tham gia với thời hạn đóng tiền BHXH.
| Công việc | Thời hạn |
|---|---|
| Đăng ký người thuộc diện BHXH bắt buộc | Trong 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia |
| Giải quyết hồ sơ thông thường | 5 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ |
| Đóng BHXH theo phương thức hằng tháng | Chậm nhất ngày cuối tháng tiếp theo |
| Đóng theo chu kỳ 3 hoặc 6 tháng nếu đủ điều kiện | Chậm nhất ngày cuối tháng tiếp theo sau chu kỳ |
Ví dụ: Đối với nghĩa vụ đóng BHXH tháng 11/2026 theo phương thức hằng tháng, thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối tháng 12/2026.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chủ động nộp sớm và theo dõi kết quả hạch toán để hạn chế ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
Những lỗi cần tránh khi kê khai
- Bỏ sót người tham gia: Không rà soát hợp đồng lao động hoặc chức danh quản lý không hưởng lương.
- Khai sai tiền lương: Chỉ lấy lương cơ bản nhưng bỏ qua các khoản phụ cấp, bổ sung thuộc diện tính đóng.
- Báo tăng chậm: Có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hoặc truy đóng.
- Báo giảm không đúng: Dễ phát sinh chênh lệch nghĩa vụ đóng hoặc ảnh hưởng quyền lợi BHYT.
- Dùng mẫu cũ: Không kiểm tra biểu mẫu D02-LT và thủ tục được cập nhật năm 2026.
- Không đối chiếu tiền đã nộp: Chuyển tiền thành công nhưng chưa kiểm tra cơ quan BHXH đã hạch toán đầy đủ.
Luật BHXH có quy định xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng, bao gồm nghĩa vụ nộp đủ số tiền còn thiếu và các khoản phát sinh theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ biến động, thông báo kết quả và chứng từ chuyển tiền.
Bảng công việc BHXH kế toán nên thực hiện hằng tháng
| Thời điểm | Công việc |
|---|---|
| Khi phát sinh nhân sự | Kiểm tra hợp đồng, đối tượng tham gia, lập hồ sơ tăng hoặc giảm |
| Khi thay đổi tiền lương | Xác định mức đóng mới và kê khai điều chỉnh |
| Khi lập bảng lương | Tính phần doanh nghiệp và người lao động phải đóng |
| Trước hạn đóng | Kiểm tra số tiền phải nộp và chuyển tiền |
| Sau khi nộp tiền | Đối chiếu thông tin hạch toán, công nợ |
| Cuối kỳ quản lý | Lưu hồ sơ, chứng từ và kiểm tra dữ liệu người lao động |
Đây là lịch quản lý nội bộ để không bỏ sót công việc, không phải các mốc hạn kê khai cố định bổ sung ngoài quy định pháp luật.
Với hồ sơ giấy cần nộp trực tuyến, có thể sử dụng công cụ chuẩn bị, gộp và nén hồ sơ hoặc scan CCCD hai mặt trên một trang A4 để tạo tệp PDF rõ nét, phù hợp yêu cầu dung lượng của nơi tiếp nhận.
Đồng thời cần phân biệt nghĩa vụ BHXH với các công việc kê khai thuế khác. Bạn có thể tham khảo thêm bài Doanh nghiệp phải kê khai thuế gì trong năm 2026? để xây dựng lịch công việc kế toán đầy đủ hơn.
7. Căn cứ pháp lý về kê khai BHXH năm 2026
Các quy định quan trọng sử dụng trong bài gồm:
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 và các quy định sửa đổi, bổ sung hiện hành — đối tượng tham gia, đăng ký, mức đóng, thời hạn đóng và trách nhiệm doanh nghiệp.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP — hướng dẫn về BHXH bắt buộc, tiền lương làm căn cứ đóng và các trường hợp tham gia.
- Luật Việc làm số 74/2025/QH15 — quy định về bảo hiểm thất nghiệp có hiệu lực từ 01/01/2026.
- Nghị định 374/2025/NĐ-CP — hướng dẫn một số nội dung về bảo hiểm thất nghiệp.
- Nghị định 188/2025/NĐ-CP — quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP — mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ 01/01/2026.
- Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 — quy trình và biểu mẫu nghiệp vụ, trong đó có mẫu D02-LT.
- Quyết định 2695/QĐ-BTC tháng 9/2026 — công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực BHXH, bao gồm thủ tục 1.002051.
Câu hỏi thường gặp về kê khai bảo hiểm xã hội
Công ty mới thành lập nhưng chưa có nhân viên có phải đóng BHXH không?
Doanh nghiệp cần kiểm tra có người thuộc diện tham gia bắt buộc hay không. Nếu chưa có nhân viên nhưng có người quản lý không hưởng lương thuộc nhóm bắt buộc, nghĩa vụ tham gia vẫn có thể phát sinh. Không nên chỉ căn cứ vào việc công ty chưa trả lương.
Mỗi tháng có phải kê khai BHXH một lần không?
Không phải lập lại toàn bộ hồ sơ mỗi tháng nếu không có thay đổi. Doanh nghiệp cần kê khai khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm, điều chỉnh và vẫn thực hiện nghĩa vụ đóng tiền theo quy định.
Nhân viên đã có mã BHXH ở công ty cũ có cần đăng ký mã mới?
Không. Người lao động sử dụng thông tin tham gia BHXH đã có. Doanh nghiệp mới thực hiện báo tăng theo mã và thông tin định danh phù hợp, không tự tạo một quá trình tham gia riêng không cần thiết.
Giám đốc không hưởng lương phải đóng bao nhiêu?
Người quản lý không hưởng lương thuộc nhóm bắt buộc có cách xác định căn cứ và tỷ lệ đóng riêng. Theo tỷ lệ BHXH và BHYT 29,5%, nếu lựa chọn căn cứ đóng 2.530.000 đồng thì số tiền tương ứng là 746.350 đồng/tháng. Cần xác định đúng nhóm tham gia trước khi áp dụng.
Nhân viên làm việc ở hai công ty thì đóng BHXH tại đâu?
Đối với BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động thông thường, nguyên tắc là tham gia theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Nghĩa vụ BHYT, BHTN và các khoản bảo hiểm khác phải xác định theo quy định riêng. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng tham gia trước khi báo tăng.
Có thể kê khai BHXH mà không mua phần mềm không?
Có thể thực hiện thủ tục trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam nếu đáp ứng yêu cầu tài khoản và giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ I-VAN phù hợp với nhu cầu quản lý.
Kê khai bảo hiểm sai có được điều chỉnh không?
Có. Doanh nghiệp cần xác định nội dung sai, chuẩn bị căn cứ và nộp hồ sơ điều chỉnh theo nghiệp vụ tương ứng. Nếu sai mức lương hoặc thời gian tham gia, có thể phát sinh nghĩa vụ truy đóng hoặc điều chỉnh số tiền đã đóng.
Kê khai bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp sẽ đơn giản hơn khi bạn nắm rõ đối tượng phải tham gia, chuẩn bị đúng biểu mẫu và theo dõi biến động nhân sự hằng tháng.
Điều quan trọng không chỉ là gửi hồ sơ thành công mà còn phải bảo đảm người lao động được ghi nhận đúng mức lương, thời gian tham gia và các quyền lợi bảo hiểm. Doanh nghiệp nên xây dựng một bảng theo dõi BHXH riêng, cập nhật thường xuyên và đối chiếu với dữ liệu của cơ quan BHXH.
