Hướng dẫn dùng Sổ thu chi hộ kinh doanh

Từ năm 2026 hộ kinh doanh bỏ thuế khoán, tự ghi sổ và khai thuế. Trang này giải thích Mina Desk làm gì, tính thuế ra sao và từng bước cho chủ hộ lẫn kế toán dịch vụ. Đọc 5 phút là dùng được.

Tạo sổ miễn phí

1. Mina Desk làm gì cho bạn

Ghi chép

Mỗi khoản thu, chi là một dòng sổ: gõ bằng câu nói, nhập từ hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, file bán hàng.

Tính thuế

Tự cộng doanh thu theo nhóm ngành, theo quý; xác định bạn thuộc nhóm nào, phải nộp gì, bao nhiêu, hạn nào.

Sổ sách

Dựng sẵn sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC từ chính dữ liệu bạn ghi — in, ký, lưu.

Khai thuế

Bảng số liệu từng chỉ tiêu để điền tờ khai trên thuedientu.gdt.gov.vn hoặc eTax Mobile — không phải tự cộng tay.

Mina Desk là công cụ ghi chép & tính toán. Việc nộp tờ khai vẫn do bạn (hoặc kế toán) thực hiện trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Quy định 2026 cần biết

Doanh thu nămPhải làm gì
Đến 1 tỷKhông nộp GTGT, TNCN — chỉ thông báo doanh thu 1 lần/năm
Trên 1 – 3 tỷKhai GTGT, TNCN theo quý · được chọn cách tính TNCN
Trên 3 – 50 tỷTNCN = (doanh thu − chi phí) × 17% · khai theo quý
Trên 50 tỷTNCN = (doanh thu − chi phí) × 20% · khai theo tháng

Tỷ lệ % theo nhóm ngành (cách tính theo doanh thu)

Nhóm ngànhGTGTTNCNVí dụ
Phân phối, cung cấp hàng hoá1.0%0.5% Tạp hoá, bán lẻ, bán buôn, bán hàng online, đại lý hưởng chênh lệch giá
Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu5.0%2.0% Cắt tóc, spa, sửa chữa, tư vấn, nhà nghỉ, homestay, môi giới
Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hoá, xây dựng có bao thầu NVL3.0%1.5% Quán ăn, nhà hàng, giải khát, may đo, chế biến, vận tải
Cho thuê tài sản (nhà, mặt bằng, xe…), nội dung số5.0%5.0% Cho thuê nhà, phòng trọ dài hạn, mặt bằng, xe, máy móc
Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp0.0%5.0% Hoa hồng đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp
Hoạt động kinh doanh khác2.0%1.0% Ngành không thuộc các nhóm trên

Phần 1 tỷ được trừ — ví dụ

Cửa hàng tạp hoá (phân phối hàng hoá): quý 1 + quý 2 bán 786 triệu, quý 3 bán 900 triệu → lũy kế 1,686 tỷ, vượt ngưỡng ở quý 3. Phần 1 tỷ còn được trừ = 1 tỷ − 786 triệu = 214 triệu.

  • Thuế GTGT quý 3 = 900.000.000 × 1% = 9.000.000 đ
  • Thuế TNCN quý 3 = (900.000.000 − 213.639.228) × 0,5% = 3.431.804 đ
  • Quý 4: không còn phần được trừ — tính trên toàn bộ doanh thu quý.

Hộ có nhiều ngành: phần 1 tỷ được trừ ưu tiên vào nhóm có tỷ lệ TNCN cao hơn (lợi cho bạn). Mina Desk tự phân bổ. Căn cứ: Nghị định 141/2026/NĐ-CP (sửa Nghị định 68/2026/NĐ-CP) — ngưỡng 1 tỷ đồng/năm; Tỷ lệ % theo ngành: Luật Thuế GTGT 2024, Luật Thuế TNCN 2025 và văn bản hướng dẫn; Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 (hiệu lực 01/01/2026).

3. Chủ hộ: 5 bước

  1. Tạo sổĐăng nhập → Hộ kinh doanh → Tạo sổ: tên hộ, mã số thuế (để nhận đúng hoá đơn bán ra / mua vào), ngành chính.
  2. Ghi thu chi mỗi ngàyÔ «Ghi nhanh» trên đầu sổ: gõ «bán hàng hôm nay 3tr5» → Enter → kiểm tra → Lưu. Chỉ cần tổng doanh thu mỗi ngày là đủ cho sổ S1a.
  3. Nhập hoá đơn, sao kêCó hoá đơn điện tử hoặc bán hàng qua chuyển khoản? Tab «Nhập dữ liệu» kéo tệp vào, duyệt rồi ghi.
  4. Theo dõi «Thuế của tôi»Biết ngay đã tới bao nhiêu % ngưỡng 1 tỷ, quý này nộp bao nhiêu, hạn nào. Bấm ✓ khi đã nộp để lịch đánh dấu xong.
  5. Cuối kỳ: in sổ & khaiTab «Xuất sổ & tờ khai» → chọn kỳ → Xem / In sổ (ký, lưu) và mở «Bảng số liệu khai thuế» để điền tờ khai trên eTax Mobile.

4. Ghi nhanh — gõ thế nào

Gõ tự nhiên như ghi sổ tay. Mina Desk hiểu (không dùng AI, xử lý tức thì):

Bạn gõMina Desk hiểu
bán 35 ly cà phê 25kDoanh thu 875.000 (35 × 25.000)
nhập hàng 2tr5 ckChi phí nguyên liệu, hàng hoá 2.500.000 · chuyển khoản
tiền điện tháng 10 1.250.000Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.250.000
hôm qua doanh thu 4,8trDoanh thu 4.800.000, ngày hôm qua
12/10 thu 3tr2Doanh thu 3.200.000, ngày 12/10
trả lương Lan 6trChi phí tiền lương 6.000.000
cho thuê mặt bằng 8 triệuDoanh thu 8.000.000
góp vốn 50trTiền vào khác (không phải doanh thu) 50.000.000
  • Đơn vị: k = nghìn, tr / triệu / củ, tỷ; «2tr5» = 2,5 triệu.
  • Thêm ck, «chuyển khoản», «momo» → ghi vào tiền ngân hàng (sổ S2e).
  • Dán nhiều dòng một lần (vd chép từ Zalo, ghi chú điện thoại) → mỗi dòng một khoản.
  • Trước khi lưu luôn có bước xem lại — sửa ngày, loại, số tiền ngay trên dòng.

5. Nhập hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, file bán hàng

Hoá đơn điện tử (XML)

Tải XML từ hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm hoá đơn → kéo cả thư mục vào. Hoá đơn có người bán trùng MST của sổ → doanh thu (không gồm thuế GTGT); người mua trùng MST → chi phí (gồm cả thuế, vì hộ không được khấu trừ). Hoá đơn đã nhập sẽ không nhập trùng lần hai.

Sao kê ngân hàng

Tải sao kê dạng Excel / CSV trên app ngân hàng. Mina Desk tự tìm cột ngày, ghi có, ghi nợ, nội dung. Lưu ý: tiền chuyển vào chưa chắc là doanh thu (tiền vay, chuyển nội bộ, khách trả nợ cũ…) — đổi loại thành «Tiền vào khác» trước khi ghi.

File bán hàng

Báo cáo doanh thu xuất từ KiotViet, Sapo, Shopee, TikTok Shop, máy POS… chỉ cần có cột ngày và cột số tiền.

Tệp chỉ được đọc trong bộ nhớ để lấy các dòng thu chi — Mina Desk không lưu tệp gốc.

6. Đọc màn «Thuế của tôi»

  • Thanh ngưỡng 1 tỷ: xanh — an toàn; vàng — đã 80% hoặc dự báo cả năm sẽ vượt; đỏ — đã vượt, phải khai theo quý và dùng hoá đơn điện tử.
  • Dự báo cả năm: doanh thu bình quân tháng × 12 — để chuẩn bị trước khi vượt ngưỡng.
  • 4 ô quý: doanh thu từng quý; quý phải khai hiện thuế GTGT, TNCN và hạn nộp; dấu ✓ là đã nộp.
  • So sánh 2 cách tính TNCN (doanh thu 1–3 tỷ): chọn cách lợi hơn ở tab Cài đặt. Cách theo thu nhập chỉ chính xác khi bạn ghi đủ chi phí có chứng từ.
  • Lịch khai: mọi hạn trong năm, đếm ngược số ngày; bấm ✓ khi đã nộp.

7. Sổ nào, xuất thế nào

SổDùng khi
S1a-HKD
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ		Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm đến 1 tỷ đồng (không phải nộp thuế GTGT, TNCN)
S2a-HKD
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ		Hộ nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ, chọn cách tính theo doanh thu)
S2b-HKD
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ		Hộ nộp GTGT theo tỷ lệ % doanh thu và TNCN theo thu nhập tính thuế (trên 3 tỷ, hoặc 1–3 tỷ chọn cách tính theo thu nhập)
S2c-HKD
Sổ chi tiết doanh thu, chi phí		Bộ 4 sổ của hộ nộp TNCN theo thu nhập: xác định thu nhập chịu thuế = doanh thu − chi phí hợp lý
S2d-HKD
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa		Bộ 4 sổ của hộ nộp TNCN theo thu nhập: theo dõi nhập, xuất, tồn vật liệu, dụng cụ, hàng hoá
S2e-HKD
Sổ chi tiết tiền		Bộ 4 sổ của hộ nộp TNCN theo thu nhập: theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn
S3a-HKD
Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác		Hộ có phát sinh thuế khác: xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên, sử dụng đất
  1. Chọn kỳTab «Xuất sổ & tờ khai» → Quý 1…4 hoặc Cả năm. Sổ của bạn được đánh dấu «Sổ của bạn».
  2. Xem / In (miễn phí)Mở bản in đúng bố cục mẫu → Ctrl + P → In hoặc Lưu PDF. Người đại diện ký, ghi rõ họ tên.
  3. Tải Excel / trọn bộ ZIPĐể sửa, lưu trữ hoặc gửi kế toán. Trọn bộ gồm mọi sổ phải ghi + bảng số liệu tờ khai + bảng kê thu chi.

Sổ cần lưu ít nhất 5 năm cùng chứng từ. Mẫu sổ trống tải miễn phí ở Kho biểu mẫu.

8. Khai thuế với bảng số liệu

  • Doanh thu đến 1 tỷ: mở «Bảng số liệu khai thuế» kỳ Cả năm → điền mẫu 01/TKN-CNKD (doanh thu theo nhóm ngành), hạn 31/01 năm sau. Hộ mới trong năm: thêm lần 6 tháng đầu, hạn 31/7.
  • Trên 1 tỷ: mỗi quý (từ quý vượt ngưỡng) mở bảng số liệu quý → điền mẫu 01/CNKD: doanh thu từng nhóm, thuế GTGT, doanh thu được trừ, thuế TNCN. Hạn: ngày cuối tháng đầu quý sau.
  • TNCN theo thu nhập: tạm nộp theo quý và quyết toán mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT trước 31/3 năm sau — xem «Bảng tính thuế TNCN theo thu nhập».
  • Kèm tờ khai đầu tiên trong năm: 01/BK-STK (số tài khoản ngân hàng, ví điện tử dùng cho kinh doanh) nếu cơ quan thuế yêu cầu.
Bảng số liệu là bảng tổng hợp của Mina Desk để bạn điền tờ khai — không phải mẫu tờ khai chính thức. Luôn kiểm tra lại trên hệ thống thuế trước khi nộp.

9. Dành cho kế toán dịch vụ

  1. Mỗi khách một sổTạo sổ đầu tiên, sau đó «Thêm hộ» — từ 2 sổ trở lên, trang chính là bảng Khách hàng.
  2. Bảng Khách hàngDoanh thu năm, % ngưỡng 1 tỷ, thuế năm, việc tiếp theo + hạn của từng khách, xếp theo hạn gần nhất. Bấm ✓ khi đã nộp cho khách.
  3. Cho khách tự nhậpTrong sổ của khách → Cài đặt → «Link cho chủ hộ tự nhập» → «Chép tin nhắn gửi khách» → dán vào Zalo. Khách gõ thu chi trên điện thoại, không cần tài khoản, không xem được sổ; dòng khách nhập có nhãn «chủ hộ nhập» để bạn soát.
  4. Nhập dữ liệu khách gửiKhách gửi thư mục hoá đơn, sao kê → tab Nhập dữ liệu, duyệt & ghi trong vài giây.
  5. Chốt kỳTab Xuất sổ & tờ khai → «Tải trọn bộ»: ZIP gồm sổ, bảng số liệu tờ khai, bảng kê — lưu hồ sơ khách hoặc gửi khách ký.
Mẹo: hộ sắp vượt 1 tỷ hiện cột ngưỡng màu vàng — nhắc khách đăng ký hoá đơn điện tử trước để không bị phạt.

10. Dữ liệu & chi phí

  • Ai xem được sổ? Chỉ tài khoản tạo sổ. Link tự nhập chỉ cho phép thêm khoản mới.
  • Lưu bao lâu? Sổ kế toán cần lưu ≥ 5 năm nên Mina Desk không tự xoá sổ. Cài đặt → «Tải toàn bộ dữ liệu» bất cứ lúc nào; «Xoá sổ» là xoá vĩnh viễn.
  • Chi phí: ghi sổ, nhập dữ liệu, xem «Thuế của tôi», xem / in sổ — miễn phí. Tải Excel, trọn bộ ZIP — trừ credit như các tiện ích khác (tải lại trong 24 giờ không tính thêm).
Hỏi đáp

Câu hỏi thường gặp

Không phải nộp thuế GTGT và TNCN. Từ năm 2026 (Nghị định 141/2026/NĐ-CP) hộ có doanh thu năm đến 1 tỷ đồng chỉ cần ghi sổ doanh thu (mẫu S1a-HKD) và thông báo doanh thu 1 lần/năm bằng mẫu 01/TKN-CNKD, hạn 31/01 năm sau.

Khai thuế theo quý từ quý doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ (mẫu 01/CNKD), đăng ký hoá đơn điện tử trong 30 ngày sau kỳ vượt ngưỡng. Mina Desk báo trước khi bạn chạm 80% ngưỡng và tự tính phần 1 tỷ còn được trừ cho quý vượt.

Hộ doanh thu trên 1 đến 3 tỷ được chọn. Theo % doanh thu: (doanh thu − 1 tỷ) × tỷ lệ ngành, sổ đơn giản (S2a). Theo thu nhập: (doanh thu − chi phí hợp lý) × 15%, cần 4 sổ và chứng từ chi phí. Màn «Thuế của tôi» so sánh hai cách trên số liệu thật của bạn.

Được. Mỗi khách là một sổ riêng; bảng «Khách hàng» cho thấy khách nào sắp tới hạn, đã nộp chưa. Gửi khách link tự nhập (không cần tài khoản), xuất trọn bộ sổ + bảng số liệu tờ khai của từng khách thành 1 tệp ZIP.

Sổ lưu trên Cloud SQL của Mina Desk, chỉ tài khoản tạo sổ xem được. Bạn tải toàn bộ dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào và xoá sổ là xoá hết. Sổ kế toán cần giữ ít nhất 5 năm nên Mina Desk không tự xoá sổ.

Ghi sổ, nhập hoá đơn, sao kê, xem «Thuế của tôi», xem trước & in sổ: miễn phí. Tải tệp Excel sổ, bảng số liệu tờ khai, trọn bộ ZIP: trừ credit như các tiện ích khác (tài khoản mới được tặng credit dùng ngay).
Mina Desk còn có

Tiện ích khác cho dân văn phòng

Tất cả tiện ích
Scan tài liệuChụp giấy tờ thành PDF như máy scan Scan CCCD 2 mặt2 mặt căn cước trên 1 trang A4, đúng cỡ thật Gộp & nén hồ sơGộp ảnh, PDF thành 1 file đúng dung lượng nộp Sửa trang PDFTách, xoá, xoay, sắp xếp trang · PDF ↔ ảnh Thông tin CCCDĐọc thông tin trên thẻ → Excel, điền mẫu Word Đọc hoá đơn điện tửXML hàng loạt → bảng kê Excel, PDF Đọc tờ khai & BCTC XMLFile XML thuế → PDF, Excel đúng mẫu Phân tích tài chínhBCTC nhiều năm → chỉ số, cảnh báo, báo cáo Sổ thu chi hộ kinh doanh MớiGhi như nói, thuế tự tính, sổ TT 152 Kho biểu mẫuTờ khai, hợp đồng, đơn từ — tải Word, PDF Điền mẫu từ CCCDTải ảnh CCCD → tự điền họ tên, ngày sinh…
Hỗ trợZalo
Đã có phiên bản mới.
Mở bằng trình duyệt để chụp, tải file và cài app ổn định hơn Mở