1. Phạm vi & căn cứ
Chính sách này áp dụng cho mọi dịch vụ của Mina Desk trên website và ứng dụng: scan tài liệu, gộp & nén hồ sơ, sửa PDF, đọc hoá đơn điện tử, đọc tờ khai & BCTC XML, phân tích tài chính, thông tin CCCD, sổ thu chi hộ kinh doanh, kho biểu mẫu và trang liên hệ.
Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15, hiệu lực từ 01/01/2026) và các văn bản hướng dẫn. Khi điều khoản này và quy định pháp luật khác nhau, quy định pháp luật được ưu tiên. Xem thêm Chính sách bảo mật và Điều khoản sử dụng.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
- Tài khoản: email, tên hiển thị, ảnh đại diện (khi đăng nhập Google), mật khẩu đã băm một chiều — không ai đọc được, kể cả chúng tôi.
- Nội dung bạn tải lên để dùng tính năng: ảnh, PDF, tệp XML, bảng tính — chỉ để tạo kết quả cho chính bạn.
- Sổ hộ kinh doanh: các khoản thu chi, thông tin hộ bạn tự nhập để lập sổ và tính thuế.
- Giao dịch credit: mã đơn, số tiền, thời gian. Thông tin thẻ, tài khoản ngân hàng do payOS và ngân hàng xử lý — chúng tôi không nhận.
- Lời nhắn liên hệ: họ tên, email, điện thoại, nội dung bạn gửi ở trang Liên hệ.
- Kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, nhật ký lỗi, số lượt dùng tính năng (không kèm nội dung tài liệu) — để bảo mật, chống lạm dụng, cải thiện dịch vụ.
3. Thời hạn lưu trữ từng loại dữ liệu
| Dữ liệu | Lưu bao lâu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hoá đơn điện tử XML, tờ khai & BCTC XML | Không lưu | Đọc trong bộ nhớ của lần xử lý, trả kết quả rồi bỏ ngay — không ghi đĩa, không lưu đám mây. |
| Ảnh CCCD để đọc thông tin, điền mẫu | Không lưu | Chỉ dùng để đọc thông tin trong lần xử lý; danh sách CCCD bạn lập nằm trên trình duyệt của bạn. |
| Nội dung bạn điền vào biểu mẫu | Không lưu | Tạo tệp Word / PDF trong bộ nhớ và trả về; «Nhớ thông tin trên máy này» lưu ở trình duyệt của bạn. |
| Bản scan, hồ sơ đã gộp | 30 ngày | Tự xoá vĩnh viễn khi hết hạn; bạn xoá ngay được trong «Tài liệu của tôi». |
| Tài liệu đánh dấu nhạy cảm | 24 giờ | CCCD, giấy tờ tuỳ thân, hồ sơ cá nhân — xem mục 4. |
| Sổ thu chi hộ kinh doanh | Đến khi bạn xoá | Sổ kế toán cần giữ ≥ 5 năm (Thông tư 152/2025/TT-BTC) nên không tự xoá. Tệp hoá đơn, sao kê dùng để nhập sổ không được lưu — chỉ lưu các dòng bạn chọn ghi. |
| Tài khoản | Đến khi bạn xoá | Yêu cầu xoá tài khoản ở trang Liên hệ — xoá cùng toàn bộ dữ liệu liên quan. |
| Lịch sử giao dịch credit | Theo quy định | Lưu theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế yêu cầu. |
| Lời nhắn liên hệ | Đến khi xử lý xong | Để theo dõi trao đổi với bạn; xoá ngay khi bạn yêu cầu. |
| Nhật ký kỹ thuật | ≤ 30 ngày | Không chứa nội dung tài liệu. |
4. Tài liệu nhạy cảm
Căn cước, hộ chiếu, giấy khai sinh, hồ sơ sức khoẻ, sao kê… là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Với các tài liệu này:
- Dò mép giấy khi chụp chạy ngay trên điện thoại; ảnh chỉ gửi lên khi bạn bấm chụp hoặc chọn ảnh.
- Sau thời hạn xoá, không ai — kể cả chúng tôi — khôi phục được tài liệu.
- Đội ngũ không mở tài liệu của bạn. Khi bạn cần hỗ trợ một tài liệu cụ thể, chúng tôi chỉ xem tài liệu đó với sự đồng ý của bạn.
5. Bảo mật kỹ thuật
- Toàn bộ kết nối mã hoá HTTPS; máy chủ và cơ sở dữ liệu trên Google Cloud (khu vực Singapore), dữ liệu lưu trữ được mã hoá.
- Mỗi tài liệu, mỗi sổ chỉ tài khoản sở hữu truy cập được — máy chủ kiểm tra quyền sở hữu trước mỗi lần xem, tải.
- Mật khẩu băm một chiều; bảo vệ biểu mẫu chống giả mạo (CSRF); giới hạn tần suất để chống dò mật khẩu, spam.
- Quyền quản trị chỉ cấp cho người có thẩm quyền và chỉ dùng để vận hành, xử lý sự cố, hỗ trợ khi bạn yêu cầu.
6. AI & dữ liệu của bạn
- Các tính năng cốt lõi (scan, đọc XML, ghi sổ, tính thuế) chạy bằng thuật toán của Mina Desk, không gửi dữ liệu cho AI.
- Khi bạn chủ động dùng tính năng AI, chỉ phần nội dung cần thiết được gửi tới nhà cung cấp AI để xử lý yêu cầu đó.
- Chúng tôi không dùng tài liệu, dữ liệu của bạn để huấn luyện AI, và không cho phép nhà cung cấp dùng chúng để huấn luyện.
7. Chia sẻ với bên thứ ba
Chỉ ở mức cần thiết để vận hành: Google Cloud (máy chủ, lưu trữ), Google (đăng nhập), payOS (thanh toán), dịch vụ gửi email; hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo quy định pháp luật. Mina Desk không hiển thị quảng cáo theo dõi hành vi và không chia sẻ dữ liệu cá nhân cho đơn vị quảng cáo. Nội dung tài trợ (nếu có) được gắn nhãn rõ ràng và không dùng dữ liệu của bạn để nhắm mục tiêu.
8. Thanh toán
Thanh toán qua chuyển khoản VietQR do payOS và ngân hàng xử lý. Mina Desk chỉ nhận kết quả (mã đơn, số tiền, trạng thái), không nhận số thẻ, số tài khoản hay mật khẩu ngân hàng.
9. Quyền của bạn
10. Xử lý sự cố
Nếu xảy ra sự cố có thể ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi khắc phục ngay, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền theo thời hạn pháp luật quy định và thông báo cho người dùng bị ảnh hưởng qua email kèm hướng dẫn cần làm.
11. Liên hệ & thay đổi chính sách
Câu hỏi về dữ liệu, yêu cầu xoá hoặc tải dữ liệu: gửi ở trang Liên hệ hoặc Zalo. Khi chính sách thay đổi đáng kể, chúng tôi thông báo trên website và qua email trước khi áp dụng.
