Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026: Hướng dẫn đầy đủ

Nội dung bài viết

1. 1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
2. 2. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026
3. Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh
4. Điều kiện 2: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
5. Điều kiện 3: Thanh toán đúng quy định
6. 3. Thanh toán từ 5 triệu đồng: Những tình huống dễ nhầm
7. 4. Những nhóm chi phí thường được trừ trong doanh nghiệp
8. Tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi
9. Thuê nhà của cá nhân
10. Khấu hao tài sản cố định
11. Chi phí nghiên cứu và phát triển
12. 5. Những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
13. 6. Hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị trước quyết toán thuế
14. Mua hàng không có hóa đơn có được trừ không?
15. Kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi quyết toán
16. 7. Ví dụ tính thuế TNDN khi có chi phí không được trừ
17. 8. Kế toán cần lưu ý gì khi quyết toán thuế TNDN 2026?

Một khoản chi đã có hóa đơn và được hạch toán vào sổ kế toán chưa chắc được cơ quan thuế chấp nhận. Theo quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện về mục đích sử dụng, chứng từ và phương thức thanh toán.

Bài viết này giúp bạn xác định khoản nào được trừ, khoản nào dễ bị loại và cách chuẩn bị hồ sơ trước khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?

Chi phí được trừ là khoản chi doanh nghiệp được phép trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định pháp luật.

Điều quan trọng là phải phân biệt ba khái niệm:

Ví dụ: Công ty mua vật tư phục vụ kinh doanh trị giá 8 triệu đồng, có hóa đơn hợp pháp nhưng thanh toán bằng tiền mặt.

Khoản mua vật tư có thể được ghi nhận theo kế toán. Tuy nhiên, nếu thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt mà doanh nghiệp không đáp ứng, khoản chi sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

Như vậy, đã hạch toán chi phí không đồng nghĩa với được trừ khi tính thuế.

Căn cứ pháp lý chính là Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất tại Văn bản 113/VBHN-VPQH; Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

2. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau.

Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh

Khoản chi phải thực sự phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép.

Ví dụ, doanh nghiệp trả tiền thuê văn phòng, mua vật liệu sản xuất hoặc sử dụng dịch vụ quảng cáo để tìm khách hàng.

Một khoản mua sắm phục vụ nhu cầu cá nhân, không liên quan đến doanh nghiệp, không tự nhiên trở thành chi phí được trừ chỉ vì có hóa đơn.

Điều kiện 2: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Tùy giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu chứng minh việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ.

Một số trường hợp mua hàng trực tiếp từ cá nhân được phép sử dụng bảng kê theo quy định riêng, không nhất thiết có hóa đơn như giao dịch thông thường.

Điều kiện 3: Thanh toán đúng quy định

Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù.

3. Thanh toán từ 5 triệu đồng: Những tình huống dễ nhầm

Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025. Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt là một nội dung quan trọng kế toán cần cập nhật.

Không nên tiếp tục sử dụng máy móc ngưỡng 20 triệu đồng của các hướng dẫn cũ khi xác định điều kiện chi phí TNDN theo quy định mới.

Tiền lương cũng cần lưu ý: Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, tiền lương, tiền công trả cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, kể từ ngày 15/12/2025, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện được trừ.

4. Những nhóm chi phí thường được trừ trong doanh nghiệp

Không phải khoản chi nào cũng có một mức giới hạn chung. Mỗi nhóm có yêu cầu riêng về hồ sơ và cách xác định.

Tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tiền lương, tiền thưởng phải đáp ứng điều kiện về hồ sơ xác định mức hưởng và điều kiện hưởng.

Khoản lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả, hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định, có thể không được trừ.

Một số giới hạn đáng chú ý:

• Chi trang phục bằng tiền: tối đa 5 triệu đồng/người/năm.
• Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: tổng mức được trừ không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
• Quỹ dự phòng tiền lương: có giới hạn tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện và phải đáp ứng các điều kiện riêng.

Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ thuộc khoản không được trừ theo quy định.

Thuê nhà của cá nhân

Theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ cơ bản để xác định chi phí thuê tài sản của cá nhân gồm hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền thuê.

Nếu hợp đồng quy định doanh nghiệp nộp thuế thay cho người cho thuê, khoản thuế nộp thay có thể được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện và có chứng từ nộp thuế.

Không nên kết luận mọi khoản thuê nhà từ cá nhân đều bắt buộc phải có hóa đơn GTGT.

Khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao cần tuân thủ quy định về tài sản cố định, thời gian sử dụng và mức trích khấu hao.

Đặc biệt, phần khấu hao tương ứng nguyên giá ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống vượt 1,6 tỷ đồng/xe không được trừ, trừ các trường hợp ngoại lệ như xe dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn và những trường hợp được quy định.

Chi phí nghiên cứu và phát triển

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí nghiên cứu và phát triển đủ điều kiện có thể được tính vào chi phí được trừ tối đa 200% chi phí thực tế, với điều kiện sau khi áp dụng mức chi bổ sung doanh nghiệp không bị lỗ.

Đây là cơ chế đặc thù, không áp dụng mặc nhiên cho mọi khoản đầu tư công nghệ.

5. Những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ hoặc phần chi vượt giới hạn.

Ví dụ: Công ty phải nộp 12 triệu đồng tiền phạt vi phạm hành chính.

Dù khoản tiền đã thực chi và ghi nhận trong sổ kế toán, doanh nghiệp vẫn phải loại khoản này khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đối với lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết, còn phải xem xét quy định riêng về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết, không chỉ dựa trên điều kiện chi phí thông thường.

6. Hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị trước quyết toán thuế

Theo Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, một số khoản chi có thành phần hồ sơ riêng. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ tương ứng với bản chất từng giao dịch.

Mua hàng không có hóa đơn có được trừ không?

Một số trường hợp được lập Mẫu số 02/TNDN – Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Ví dụ: Mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, nếu đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Doanh nghiệp cần có bảng kê, chứng từ chi trả tiền và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc diện áp dụng.

Mẫu 02/TNDN không phải giấy tờ thay thế hóa đơn cho mọi giao dịch.

Kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi quyết toán

Kế toán nên đối chiếu hóa đơn đầu vào với sổ kế toán, kiểm tra hóa đơn trùng, thông tin người bán và giá trị giao dịch.

Bạn có thể sử dụng công cụ đọc hóa đơn điện tử của Mina Desk để tổng hợp dữ liệu XML thành bảng kê Excel, hỗ trợ việc kiểm tra và đối chiếu.

Đối với hồ sơ, hợp đồng và chứng từ kế toán, bạn có thể tham khảo thêm kho biểu mẫu Mina Desk.

7. Ví dụ tính thuế TNDN khi có chi phí không được trừ

Ví dụ giả định: Công ty A có lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2026 là 500 triệu đồng.

Qua rà soát, kế toán phát hiện hai khoản chi đã hạch toán nhưng không được trừ:

• Chi phí mua vật tư 60 triệu đồng không đáp ứng điều kiện thanh toán.
• Tiền phạt vi phạm hành chính 10 triệu đồng.

Giả sử doanh nghiệp chịu thuế suất 20%, không có khoản miễn thuế, giảm thuế, chuyển lỗ hay điều chỉnh khác:

Thuế TNDN phải nộp = 570 triệu × 20% = 114 triệu đồng.

Nếu không có hai khoản chi bị loại, số thuế tính theo ví dụ là 100 triệu đồng.

Như vậy, việc loại 70 triệu đồng chi phí làm số thuế tăng thêm 14 triệu đồng.

Lưu ý về ưu đãi năm 2026: Nghị định 141/2026/NĐ-CP quy định miễn thuế TNDN cho thu nhập của một số doanh nghiệp đáp ứng điều kiện doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống.

Ngoài ra, Nghị quyết 43/2026/QH16 và Nghị định 398/2026/NĐ-CP quy định giảm 30% số thuế TNDN phải nộp trong năm 2026 và 2027 cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện, trong đó có điều kiện doanh thu năm không quá 10 tỷ đồng.

Các chính sách này liên quan đến số thuế phải nộp sau khi xác định thu nhập tính thuế, không làm thay đổi nguyên tắc phân loại chi phí được trừ.

Bạn có thể đọc thêm bài Giảm 30% thuế TNDN 2026: Doanh nghiệp tính thế nào?.

8. Kế toán cần lưu ý gì khi quyết toán thuế TNDN 2026?

Trước khi lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp mẫu số 03/TNDN, kế toán nên lập một bảng tổng hợp các khoản chi không được trừ, ghi rõ số tiền và nguyên nhân điều chỉnh.

Những lỗi cần tránh gồm: chỉ kiểm tra hóa đơn mà bỏ qua phương thức thanh toán; không lập quy chế lương thưởng; không lưu hồ sơ công tác; ghi nhận chi phí sai kỳ và áp dụng các giới hạn chi phí theo quy định đã hết hiệu lực.

Đối với chi phí phát sinh từ các kỳ trước, cần kiểm tra quy định chuyển tiếp thay vì mặc nhiên áp dụng toàn bộ điều kiện của năm 2026.

Doanh nghiệp cũng nên tổ chức kiểm tra chứng từ định kỳ, không đợi đến cuối năm mới rà soát.

Chi phí được trừ không chỉ là vấn đề hóa đơn hợp lệ. Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời mục đích chi, hồ sơ, thanh toán và các giới hạn theo quy định hiện hành.

Hãy xây dựng bảng kiểm tra chi phí ngay từ khi phát sinh giao dịch để việc tổng hợp, đối chiếu và quyết toán cuối năm thuận lợi hơn.

Biểu mẫu trong bài

Tải miễn phí các mẫu được nhắc trong bài — xem trước, tải Word / Excel / PDF ngay trên Mina Desk.

02/TNDNBảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơnWord 97 · miễn phíTải mẫu