Cách ghi sổ S2a-HKD năm 2026: Từng cột và ví dụ thực tế
Cách ghi sổ S2a-HKD năm 2026 theo Thông tư 152: hướng dẫn từng cột, ví dụ hóa đơn thực tế, cộng doanh thu, tính thuế và xuất sổ trên Mina Desk.
Nội dung bài viết
- 1. Sổ S2a-HKD là gì? Hộ kinh doanh nào phải sử dụng?
- Phân biệt S1a-HKD, S2a-HKD và các mẫu sổ khác
- 2. Cần chuẩn bị những gì trước khi ghi sổ S2a-HKD?
- 3. Cách ghi sổ S2a-HKD theo từng cột
- Cột A – Số hiệu chứng từ
- Cột B – Ngày, tháng chứng từ
- Cột C – Diễn giải
- Cột 1 – Số tiền
- Các dòng tổng cộng và thuế
- 4. Ví dụ ghi sổ S2a-HKD cho hộ bán thép xây dựng
- 5. Cách tính thuế GTGT và TNCN từ sổ S2a-HKD
- Thuế GTGT đối với hoạt động bán thép
- Thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ doanh thu
- Nếu hộ kinh doanh có nhiều ngành nghề thì sao?
- 6. Những lỗi thường gặp khi ghi sổ S2a-HKD
- Khách mua chịu rồi chuyển khoản sau
- Khách trả lại hàng đã mua
- Nhầm doanh thu với tiền thực nhận
- 7. Cách lập và xuất sổ S2a-HKD bằng Mina Desk
- Kiểm tra trước khi hoàn thành sổ
Cách ghi sổ S2a-HKD năm 2026 là vấn đề nhiều chủ hộ kinh doanh và kế toán dịch vụ quan tâm khi bắt đầu thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Ghi sai doanh thu, nhầm nhóm ngành nghề hoặc tính thuế trên không đúng cơ sở đều có thể khiến số liệu cuối kỳ bị lệch.
Bài viết này hướng dẫn bạn điền từng cột của mẫu S2a-HKD, thực hành với hóa đơn bán hàng giả định và tính thuế theo quy định áp dụng năm 2026.
- Sổ S2a-HKD áp dụng cho hộ kinh doanh tính thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn cách ghi sổ từ ngày 01/01/2026.
- Bốn cột A, B, C, 1 dùng để ghi chứng từ, ngày tháng, diễn giải và số tiền.
- Doanh thu theo ngành nghề phải được phân loại theo tỷ lệ tính thuế tương ứng.
- Thuế GTGT và TNCN có cách xác định khác nhau; mức doanh thu 1 tỷ đồng/năm cần được áp dụng đúng.
1. Sổ S2a-HKD là gì? Hộ kinh doanh nào phải sử dụng?
Sổ S2a-HKD có tên chính thức là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính.
Theo Điều 5 của Thông tư, mẫu sổ này áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
Mục đích của sổ là theo dõi doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề, làm căn cứ tính thuế và đối chiếu với thông tin của cơ quan thuế.
Phân biệt S1a-HKD, S2a-HKD và các mẫu sổ khác
Dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
Ví dụ: Hộ tạp hóa có doanh thu năm 850 triệu đồng, không có hoạt động đặc thù khác.
Dành cho hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
Ví dụ: Hộ bán thép có doanh thu năm 1,5 tỷ đồng, lựa chọn tính TNCN theo tỷ lệ doanh thu.
Áp dụng cho trường hợp nộp GTGT theo tỷ lệ doanh thu và TNCN theo thu nhập tính thuế.
Hệ thống sổ theo dõi doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền để phục vụ việc xác định thu nhập tính thuế.
Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu năm không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN của hộ kinh doanh là 1 tỷ đồng.
Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm có thể lựa chọn tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc theo thu nhập tính thuế, phù hợp điều kiện luật định.
Nếu doanh thu của bạn chưa vượt ngưỡng, hãy tham khảo bài Cách ghi sổ S1a-HKD cho cửa hàng tạp hóa năm 2026.
Bạn có thể tải mẫu Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S2a-HKD) để xem bố cục trước khi thực hành.
2. Cần chuẩn bị những gì trước khi ghi sổ S2a-HKD?
Trước khi nhập số liệu, bạn nên tập hợp chứng từ theo kỳ kê khai. Việc sắp xếp đầy đủ ngay từ đầu giúp tránh bỏ sót hóa đơn, đặc biệt khi khách hàng thanh toán bằng nhiều hình thức.
- Thông tin đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế, địa điểm kinh doanh.
- Hóa đơn bán hàng và chứng từ xác định doanh thu phát sinh.
- Bảng tổng hợp doanh thu theo từng nhóm ngành nghề.
- Sao kê ngân hàng, chứng từ thu tiền để đối chiếu khi cần.
- Thông tin về phương pháp tính thuế, tỷ lệ thuế đang áp dụng.
- Dữ liệu doanh thu lũy kế từ đầu năm và các khoản thuế đã kê khai, nộp.
Ví dụ, một cửa hàng bán thép cần tập hợp hóa đơn bán thép cho từng công trình. Khi có nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau, nên phân loại trước khi ghi vào sổ.
Không nên dùng sao kê ngân hàng thay thế hoàn toàn chứng từ doanh thu. Một khoản tiền chuyển vào tài khoản có thể là tiền bán hàng, tiền vay, tiền hoàn trả hoặc khoản chuyển tiền không phát sinh doanh thu.
3. Cách ghi sổ S2a-HKD theo từng cột
Đây là phần quan trọng nhất khi thực hành. Mẫu S2a-HKD có phần thông tin chung, các nhóm ngành nghề và bảng chứng từ với bốn cột A, B, C và 1.
- Ghi thông tin hộ kinh doanh — Điền tên hộ, địa chỉ, mã số thuế theo thông tin đăng ký.
- Xác định địa điểm và kỳ kê khai — Ghi địa điểm kinh doanh và kỳ đang theo dõi, ví dụ Quý III/2026.
- Ghi tên ngành nghề — Phân loại doanh thu theo nhóm ngành có tỷ lệ thuế tương ứng.
- Nhập từng chứng từ — Điền số hiệu, ngày tháng, diễn giải và số tiền vào bốn cột.
- Cộng doanh thu và tính thuế — Tổng hợp doanh thu từng nhóm và xác định số thuế GTGT, TNCN.
- Kiểm tra, ký xác nhận — Đối chiếu chứng từ, số cộng và phần xác nhận cuối sổ.
Cột A – Số hiệu chứng từ
Cột A ghi số hiệu của hóa đơn hoặc chứng từ làm căn cứ ghi doanh thu.
Ví dụ, hóa đơn bán thép mang số 00000101 thì ghi số này vào cột A.
Cần giữ đúng số hiệu để đối chiếu với chứng từ gốc. Không tự ý thay số hóa đơn bằng mã giao dịch chuyển khoản nếu đang ghi sổ căn cứ trên hóa đơn đó.
Cột B – Ngày, tháng chứng từ
Cột B ghi ngày, tháng của chứng từ tương ứng.
Ví dụ, hóa đơn số 00000101 lập ngày 08/07/2026 thì ghi 08/07/2026.
Không nhầm ngày lập chứng từ với ngày khách hàng chuyển tiền. Khi khách thanh toán sau, cần đối chiếu khoản thu với giao dịch đã ghi nhận, tránh ghi doanh thu hai lần.
Cột C – Diễn giải
Cột C mô tả nội dung doanh thu bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ví dụ: Bán thép xây dựng cho công trình A.
Nội dung nên ngắn nhưng đủ nhận diện hoạt động kinh doanh. Những cách ghi như "thu tiền" hay "khách chuyển khoản" thường chưa phản ánh rõ doanh thu phát sinh từ hoạt động nào.
Cột 1 – Số tiền
Cột 1 ghi số tiền doanh thu tương ứng với chứng từ.
Ví dụ, hóa đơn bán thép trị giá 100.000.000 đồng thì ghi 100.000.000.
Đây là doanh thu, không phải lợi nhuận. Bạn không lấy số tiền bán hàng trừ giá vốn nhập thép hoặc chi phí vận chuyển để ghi vào cột này.
Các dòng tổng cộng và thuế
Sau những dòng chứng từ thuộc một nhóm ngành nghề, sổ có các dòng:
| Dòng trên sổ | Nội dung |
|---|---|
| Tổng cộng (1), (2), (3)... | Cộng doanh thu của từng nhóm ngành |
| Thuế GTGT | Số thuế GTGT xác định cho nhóm |
| Thuế TNCN | Số thuế TNCN xác định cho nhóm |
| Tổng số thuế GTGT phải nộp | Tổng hợp thuế GTGT |
| Tổng số thuế TNCN phải nộp | Tổng hợp thuế TNCN |
Nếu hộ có nhiều ngành nghề chịu các tỷ lệ tính thuế khác nhau, cần phân nhóm phù hợp. Không cộng tất cả hoạt động rồi dùng một tỷ lệ thuế chung.
4. Ví dụ ghi sổ S2a-HKD cho hộ bán thép xây dựng
Giả sử hộ kinh doanh Minh An tại Nghệ An chuyên phân phối thép xây dựng. Hộ lựa chọn tính thuế TNCN theo tỷ lệ doanh thu và theo dõi sổ trong Quý III/2026.
Thông tin giả định:
- Tên hộ: Hộ kinh doanh thép Minh An.
- Ngành nghề: Phân phối, cung cấp hàng hóa.
- Kỳ kê khai: Quý III/2026.
- Đơn vị tính: Đồng Việt Nam.
Trong quý, hộ phát sinh bốn hóa đơn bán hàng:
| Cột A – Số hiệu | Cột B – Ngày | Cột C – Diễn giải | Cột 1 – Số tiền |
|---|---|---|---|
| 00000101 | 08/07/2026 | Bán thép công trình A | 100.000.000 |
| 00000102 | 15/07/2026 | Bán thép công trình B | 150.000.000 |
| 00000103 | 10/08/2026 | Bán thép công trình C | 120.000.000 |
| 00000104 | 25/09/2026 | Bán thép công trình D | 80.000.000 |
| Tổng cộng (1) | 450.000.000 |
Toàn bộ chứng từ, tên hộ và số tiền trong ví dụ đều giả định.
Như vậy, dòng Tổng cộng (1) của nhóm ngành phân phối thép xây dựng ghi 450.000.000 đồng.
Để tính đúng nghĩa vụ thuế, cần theo dõi thêm doanh thu từ đầu năm. Giả sử Minh An có:
| Kỳ | Doanh thu trong kỳ | Doanh thu lũy kế |
|---|---|---|
| Quý I | 350.000.000 | 350.000.000 |
| Quý II | 400.000.000 | 750.000.000 |
| Quý III | 450.000.000 | 1.200.000.000 |
Đến hết Quý III, tổng doanh thu lũy kế của hộ là 1.200.000.000 đồng, vượt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm.
Đây chính là lý do phải phân biệt doanh thu ghi trong sổ của từng kỳ với doanh thu lũy kế dùng để xác định nghĩa vụ thuế.
5. Cách tính thuế GTGT và TNCN từ sổ S2a-HKD
Sổ S2a-HKD có hai dòng thuế riêng biệt vì cơ sở tính thuế GTGT và TNCN không hoàn toàn giống nhau.
Thuế GTGT đối với hoạt động bán thép
Theo Điều 12 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa theo phương pháp tỷ lệ trực tiếp trên doanh thu áp dụng tỷ lệ 1%.
Giả sử thép xây dựng trong ví dụ thuộc nhóm sản phẩm kim loại không được giảm thuế GTGT theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.
Thuế GTGT tính trên doanh thu Quý III:
450.000.000 × 1% = 4.500.000 đồng.
Nếu tính trên toàn bộ doanh thu lũy kế chín tháng là 1,2 tỷ đồng thì số thuế GTGT tương ứng là:
1.200.000.000 × 1% = 12.000.000 đồng.
Hai con số có phạm vi khác nhau: 4,5 triệu đồng tương ứng với doanh thu riêng Quý III, còn 12 triệu đồng tương ứng với doanh thu lũy kế chín tháng.
Khi xác định số phải kê khai và nộp tại kỳ vượt ngưỡng, cần đối chiếu doanh thu các kỳ trước, hồ sơ đã khai, khoản đã nộp và quy định quản lý thuế liên quan.
Thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ doanh thu
Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng lựa chọn tính TNCN theo tỷ lệ doanh thu được trừ mức doanh thu 1 tỷ đồng/năm trước khi tính thuế.
Với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa, tỷ lệ TNCN là 0,5%.
Ví dụ tính trên doanh thu lũy kế đến hết Quý III:
| Nội dung | Số tiền |
|---|---|
| Doanh thu lũy kế | 1.200.000.000 |
| Mức doanh thu được trừ | 1.000.000.000 |
| Doanh thu tính TNCN | 200.000.000 |
| Tỷ lệ TNCN | 0,5% |
| Thuế TNCN tính lũy kế | 1.000.000 |
Phép tính: (1.200.000.000 − 1.000.000.000) × 0,5% = 1.000.000 đồng.
Đây là số thuế minh họa trên doanh thu lũy kế, giả định hộ chỉ có hoạt động phân phối thép và không có khoản điều chỉnh khác. Số phải nộp trong kỳ cần đối chiếu các khoản đã khai, đã nộp và số liệu trên tờ khai thuế.
Khi doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng, thuế GTGT được xác định trên toàn bộ doanh thu tính thuế thuộc diện chịu thuế, không chỉ phần vượt 1 tỷ. Trong khi đó, TNCN theo phương pháp tỷ lệ doanh thu được tính trên phần doanh thu vượt ngưỡng sau khi áp dụng mức trừ theo quy định.
Không lấy một tỷ đồng trừ riêng cho từng quý hoặc từng ngành nghề.
Nếu hộ kinh doanh có nhiều ngành nghề thì sao?
Ví dụ, một hộ vừa phân phối thép xây dựng doanh thu 1,1 tỷ đồng/năm, vừa cung cấp dịch vụ lắp đặt không bao thầu nguyên vật liệu với doanh thu 500 triệu đồng/năm.
Hai hoạt động cần được phân loại riêng vì tỷ lệ tính thuế khác nhau.
Về thuế TNCN, Nghị định 68/2026/NĐ-CP cho phép lựa chọn phân bổ mức trừ doanh thu 1 tỷ đồng giữa một hoặc nhiều ngành nghề theo phương án có lợi nhất, nhưng tổng mức trừ trong năm không vượt quá 1 tỷ đồng.
Do đó, không được trừ 1 tỷ đồng cho bán hàng hóa rồi tiếp tục trừ thêm 1 tỷ đồng cho dịch vụ.
6. Những lỗi thường gặp khi ghi sổ S2a-HKD
Ngoài việc điền sai chứng từ, có ba tình huống thực tế rất dễ khiến doanh thu trên sổ bị lệch.
Khách mua chịu rồi chuyển khoản sau
Ngày 10/08, hộ bán hàng trị giá 80 triệu đồng. Hàng đã giao và doanh thu được xác định theo quy định, nhưng khách hẹn tháng sau thanh toán.
Hộ vẫn ghi doanh thu vào sổ theo chứng từ bán hàng phù hợp. Khi khách thanh toán tháng sau, không ghi thêm một lần doanh thu cho cùng giao dịch.
Khách trả lại hàng đã mua
Giả sử khách mua 80 triệu đồng hàng hóa, sau đó trả lại 10 triệu đồng hàng có hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
Giá trị hàng bán bị trả lại cần được xử lý, điều chỉnh theo quy định về hóa đơn và doanh thu tính thuế. Không tự ý xóa dòng chứng từ gốc hoặc chỉ sửa số tiền mà không giữ căn cứ điều chỉnh.
Nhầm doanh thu với tiền thực nhận
Doanh thu bán hàng không đồng nghĩa với toàn bộ tiền vào tài khoản ngân hàng.
Một khoản vay, tiền chuyển nội bộ hoặc tiền khách trả cho hóa đơn đã ghi doanh thu trước đó cần được phân biệt với doanh thu mới.
Bạn nên đối chiếu hóa đơn với tiền mặt, chuyển khoản và các khoản chưa thanh toán trước khi chốt kỳ.
7. Cách lập và xuất sổ S2a-HKD bằng Mina Desk
Nếu thường xuyên ghi sổ hoặc làm kế toán dịch vụ cho nhiều hộ kinh doanh, việc nhập và cộng số liệu thủ công có thể mất thời gian, nhất là khi có nhiều hóa đơn.
Mina Desk có công cụ Sổ thu chi hộ kinh doanh, hỗ trợ ghi nhận giao dịch, nhập dữ liệu hóa đơn và sao kê, theo dõi số liệu thuế và xuất sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Bạn có thể thực hiện theo quy trình sau:
- Truy cập công cụ Sổ thu chi hộ kinh doanh trên Mina Desk và đăng nhập tài khoản.
- Tạo sổ, khai báo thông tin hộ kinh doanh và thiết lập dữ liệu cần quản lý.
- Ghi giao dịch thu chi hoặc nhập dữ liệu hóa đơn, sao kê để theo dõi.
- Kiểm tra doanh thu, phương pháp tính thuế và mục Thuế của tôi.
- Chọn chức năng xuất sổ kế toán phù hợp, trong đó có mẫu S2a-HKD.
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại trang Hướng dẫn Sổ thu chi hộ kinh doanh Mina Desk.
Công cụ hỗ trợ tổng hợp số liệu và tính thuế theo thông tin đã khai báo, nhưng bạn vẫn cần kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ, việc phân loại ngành nghề và nghĩa vụ thuế thực tế.
Kiểm tra trước khi hoàn thành sổ
Trước khi xuất hoặc ký sổ, hãy đối chiếu bốn nội dung: tổng doanh thu với chứng từ, doanh thu theo từng nhóm ngành, số thuế của từng nhóm và số liệu đã kê khai với cơ quan thuế.
Nếu cần tải biểu mẫu để thực hành riêng trên Excel hoặc lưu hồ sơ, bạn có thể sử dụng Kho biểu mẫu Mina Desk.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC, Điều 5 — Chế độ kế toán và phương pháp ghi Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu S2a-HKD, hiệu lực từ 01/01/2026.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 3, Điều 4 và các quy định quản lý thuế liên quan — Chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 141/2026/NĐ-CP, Điều 1 — Sửa đổi ngưỡng doanh thu không chịu thuế GTGT, không phải nộp TNCN thành 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026.
- Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Điều 12 và các văn bản sửa đổi, bổ sung — Tỷ lệ thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu.
- Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, Điều 7 — Phương pháp và thuế suất đối với thu nhập từ kinh doanh.
- Nghị định 174/2025/NĐ-CP, Điều 1 và phụ lục liên quan — Chính sách giảm thuế GTGT từ 01/07/2025 đến hết 31/12/2026.
- Thông tư 50/2026/TT-BTC — Sửa đổi quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế; mẫu tờ khai 01/CNKD đối với hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng.
Sổ S2a-HKD khác S1a-HKD như thế nào?
S1a-HKD dùng cho hộ kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN. S2a-HKD áp dụng cho trường hợp tính hai loại thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Việc lựa chọn phải căn cứ vào phương pháp và nghĩa vụ thuế thực tế.
Sổ S2a-HKD có bắt buộc ghi từng hóa đơn không?
Sổ ghi doanh thu dựa trên hóa đơn và chứng từ xác định doanh thu theo quy định. Khi có nhiều giao dịch, bạn cần tổ chức ghi chép sao cho đầy đủ, không trùng lặp và đối chiếu được với chứng từ. Cách tổng hợp phải phù hợp với phương pháp ghi sổ theo Thông tư 152.
Khách chuyển khoản sau thì có phải ghi thêm doanh thu không?
Không ghi trùng doanh thu. Nếu giao dịch bán hàng đã được ghi nhận theo quy định, việc khách thanh toán sau chỉ là thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho giao dịch đó, không tạo thêm một doanh thu mới.
Hộ kinh doanh nhiều ngành nghề có dùng S2a-HKD không?
Có, nếu hộ thuộc đối tượng áp dụng mẫu này. Doanh thu cần được theo dõi theo từng nhóm ngành có tỷ lệ tính thuế tương ứng. Mức trừ 1 tỷ đồng khi tính TNCN không được áp dụng lặp lại cho từng ngành.
Doanh thu chưa vượt 1 tỷ đồng có phải nộp thuế không?
Nếu doanh thu năm từ hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi áp dụng từ 1 tỷ đồng trở xuống, hộ thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN theo quy định năm 2026. Tuy nhiên, hộ vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo doanh thu và các nghĩa vụ thuế khác nếu có.
Có thể xuất sổ S2a-HKD trên Mina Desk không?
Có. Công cụ Sổ thu chi hộ kinh doanh Mina Desk hỗ trợ xuất sổ S1a, S2a–S2e theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Bạn có thể nhập dữ liệu, theo dõi doanh thu, kiểm tra số liệu thuế trước khi xuất sổ.
Ghi sổ S2a-HKD đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn quản lý doanh thu rõ ràng và hạn chế sai lệch khi đối chiếu nghĩa vụ thuế. Nếu mới bắt đầu, hãy thực hành với một nhóm ngành và vài chứng từ, kiểm tra phép cộng rồi mới mở rộng sang các giao dịch khác.
Bạn có thể tải mẫu S2a-HKD trong kho biểu mẫu hoặc sử dụng Sổ thu chi hộ kinh doanh Mina Desk để theo dõi và xuất sổ thuận tiện hơn.
Biểu mẫu trong bài
Tải miễn phí các mẫu được nhắc trong bài — xem trước, tải Word / Excel / PDF ngay trên Mina Desk.
