Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh 2026: Mẫu và quy trình

Nội dung bài viết

1. 1. Ai được thành lập hộ kinh doanh trong năm 2026?
2. Hộ kinh doanh khác công ty ở điểm nào?
3. Trường hợp nào không phải đăng ký hộ kinh doanh?
4. 2. Thành lập hộ kinh doanh cần chuẩn bị những thông tin gì?
5. Cách đặt tên hộ kinh doanh
6. Địa chỉ trụ sở và ngành nghề
7. 3. Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh 2026 gồm những giấy tờ nào?
8. Biểu mẫu số 1: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
9. Biểu mẫu số 2: Giấy ủy quyền làm chủ hộ kinh doanh
10. Biểu mẫu số 3: Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh
11. Phân biệt các trường hợp chuẩn bị hồ sơ
12. Có cần hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao hộ khẩu không?
13. 4. Hướng dẫn điền Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
14. Cần chú ý ba vấn đề khi điền mẫu
15. 5. Quy trình thành lập hộ kinh doanh online và trực tiếp
16. Cách đăng ký hộ kinh doanh online
17. Đăng ký online có bắt buộc mua chữ ký số không?
18. Nếu muốn nộp trực tiếp thì làm thế nào?
19. 6. Lệ phí, thời gian xử lý và các lỗi thường gặp
20. Đăng ký hộ kinh doanh mất bao nhiêu tiền?
21. 7. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận hộ kinh doanh cần làm gì?
22. Giấy chứng nhận có đồng thời là giấy đăng ký thuế không?
23. Những việc cần làm sau thành lập
24. Thuế hộ kinh doanh năm 2026 được thực hiện như thế nào?
25. Có giấy đăng ký rồi là được kinh doanh ngay?

Bạn muốn mở cửa hàng tạp hóa, quán cà phê, tiệm làm tóc hoặc bắt đầu kinh doanh riêng nhưng chưa biết phải chuẩn bị giấy tờ gì? Thực tế, hồ sơ thành lập hộ kinh doanh 2026 không quá phức tạp, nhưng nếu chọn sai biểu mẫu, kê khai thiếu thông tin hoặc nhầm quy trình nộp trực tuyến, bạn có thể phải sửa hồ sơ nhiều lần.

Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình theo các quy định áp dụng đến ngày 05/11/2026: từ điều kiện thành lập, cách chuẩn bị và điền biểu mẫu, nộp hồ sơ online hoặc trực tiếp, cho đến những việc cần thực hiện sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

1. Ai được thành lập hộ kinh doanh trong năm 2026?

Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 29/2026/VBHN-NĐ-BTC, hộ kinh doanh có thể do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập.

Người thành lập phải là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc trường hợp bị pháp luật cấm thành lập hộ kinh doanh.

Một cá nhân chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn cần xác định mình đã đứng tên hộ kinh doanh nào khác hay chưa.

Hộ kinh doanh khác công ty ở điểm nào?

Hộ kinh doanh thường phù hợp với cửa hàng nhỏ, quán ăn, tiệm dịch vụ hoặc hoạt động buôn bán do một người hay gia đình tổ chức.

Điểm cần đặc biệt lưu ý là chủ hộ và các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Điều này khác với cơ chế trách nhiệm hữu hạn trong một số loại hình doanh nghiệp. Nếu dự kiến vay vốn lớn, có nhiều nhà đầu tư hoặc muốn mở rộng quy mô phức tạp, bạn nên cân nhắc mô hình doanh nghiệp trước khi quyết định.

Trường hợp nào không phải đăng ký hộ kinh doanh?

Một số hoạt động như sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối, bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ hoặc làm dịch vụ có thu nhập thấp có thể không thuộc diện bắt buộc đăng ký.

Tuy nhiên, mức thu nhập thấp do địa phương quy định và ngoại lệ này không áp dụng để miễn điều kiện đăng ký đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.

Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ bán hàng ít hoặc doanh thu thấp là tự động được miễn đăng ký.

2. Thành lập hộ kinh doanh cần chuẩn bị những thông tin gì?

Trước khi tải biểu mẫu hoặc mở hệ thống đăng ký trực tuyến, bạn nên chuẩn bị sẵn thông tin để kê khai thống nhất, tránh phải sửa đi sửa lại.

Cách đặt tên hộ kinh doanh

Tên hộ kinh doanh gồm hai thành tố: cụm từ "Hộ kinh doanh" và tên riêng.

Ví dụ: Hộ kinh doanh Tạp hóa Minh An.

Tên không được sử dụng các cụm từ như "công ty", "tổng công ty", "tập đoàn", "doanh nghiệp" và không được trùng với tên tiếng Việt của hộ kinh doanh đã đăng ký trong cùng phạm vi cấp xã, trừ trường hợp được pháp luật cho phép.

Bạn cũng cần tránh sử dụng tên xâm phạm nhãn hiệu hoặc tên thương mại đã được bảo hộ.

Địa chỉ trụ sở và ngành nghề

Trụ sở là địa chỉ đăng ký để cơ quan nhà nước liên hệ và quản lý. Bạn cần ghi địa chỉ thực tế, rõ ràng, phù hợp với địa giới hành chính hiện hành.

Hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trên phạm vi cả nước nhưng phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định đối với các địa điểm ngoài trụ sở.

Đối với ngành nghề chính, người đăng ký lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Các ngành nghề khác cũng cần mô tả phù hợp với hoạt động thực tế.

Nếu kinh doanh thực phẩm, dịch vụ ăn uống hoặc ngành nghề có điều kiện, việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không đồng nghĩa với việc đã đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyên ngành.

3. Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh 2026 gồm những giấy tờ nào?

Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các quy định sửa đổi hiện hành, thành phần hồ sơ cơ bản chỉ gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình trong trường hợp có nhiều thành viên cùng đăng ký.

Các giấy tờ liên quan đến ủy quyền nộp thay được bổ sung theo từng trường hợp, không phải ai cũng cần chuẩn bị đầy đủ.

Biểu mẫu số 1: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Đây là biểu mẫu chính thức, sử dụng Mẫu số 1 thuộc Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Hệ thống biểu mẫu được tập hợp tại Văn bản hợp nhất 28/2026/VBHN-TT-BTC.

Biểu mẫu ghi nhận những thông tin cơ bản như tên hộ kinh doanh, trụ sở, ngành nghề, vốn, thông tin đăng ký thuế và thông tin chủ hộ.

Biểu mẫu số 2: Giấy ủy quyền làm chủ hộ kinh doanh

Biểu mẫu này sử dụng khi các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập hộ kinh doanh và thống nhất ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ.

Văn bản cần ghi rõ thông tin các thành viên, người được ủy quyền, nội dung ủy quyền và chữ ký theo quy định. Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực.

Biểu mẫu số 3: Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Trường hợp chủ hộ không trực tiếp nộp hồ sơ mà nhờ một cá nhân khác thực hiện, cần bổ sung văn bản ủy quyền cho người nộp thay.

Theo Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.

Phân biệt các trường hợp chuẩn bị hồ sơ

Có cần hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao hộ khẩu không?

Theo thành phần hồ sơ đăng ký thành lập thông thường tại Điều 99, không bắt buộc nộp kèm hợp đồng thuê nhà, bản sao sổ hộ khẩu hay giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Tuy nhiên, bạn vẫn phải bảo đảm việc sử dụng địa điểm kinh doanh hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu chuyên ngành nếu có.

Đối với căn cước, khi nộp trực tiếp, người nộp có thể phải xuất trình giấy tờ để đối chiếu. Bản sao căn cước chỉ cần bổ sung vào hồ sơ khi thuộc trường hợp được quy định, chẳng hạn dữ liệu dân cư không kết nối được hoặc cần xác thực người ủy quyền nhưng người đó chưa có tài khoản định danh điện tử.

4. Hướng dẫn điền Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Để dễ hình dung, giả sử chị Lan muốn mở một cửa hàng tạp hóa tại địa phương và tự đứng tên hộ kinh doanh.

Đây là ví dụ minh họa cách chuẩn bị thông tin, không phải hồ sơ có thật.

Các thông tin trong bảng chỉ mang tính ví dụ. Khi kê khai, bạn cần điền đầy đủ các trường hiện có trên mẫu chính thức, kể cả nội dung đăng ký thuế và thông tin thành viên hộ gia đình nếu thuộc trường hợp áp dụng.

Cần chú ý ba vấn đề khi điền mẫu

Thứ nhất, vốn kinh doanh phải hợp lý. Trong ví dụ, 100 triệu đồng là số vốn dự kiến gồm tiền mua hàng, thiết bị, kệ trưng bày và các khoản chuẩn bị khác. Đây không phải mức vốn tối thiểu bắt buộc chung cho mọi hộ kinh doanh.

Thứ hai, ngành nghề phải phản ánh hoạt động thực tế. Nếu dự kiến vừa bán tạp hóa vừa bán thêm đồ ăn chế biến, bạn cần xác định đầy đủ các hoạt động và kiểm tra điều kiện áp dụng.

Thứ ba, thông tin cá nhân phải thống nhất. Họ tên, ngày sinh, số định danh và các dữ liệu liên quan cần khớp với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Nếu dữ liệu không trùng khớp, nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để điều chỉnh trước khi nộp hồ sơ.

5. Quy trình thành lập hộ kinh doanh online và trực tiếp

Người đăng ký có thể lựa chọn nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử, nộp trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính.

Cách đăng ký hộ kinh doanh online

Theo quy định về đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập hệ thống đăng ký hộ kinh doanh thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia.

Bạn có thể xem thêm bài thủ tục đăng ký hộ kinh doanh online mới nhất 2026 để tham khảo hướng dẫn riêng về hình thức nộp trực tuyến.

Đăng ký online có bắt buộc mua chữ ký số không?

Không phải mọi trường hợp đều cần mua chữ ký số riêng.

Theo quy trình được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, nếu người trực tiếp nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký, và giấy đề nghị đã được kê khai trên hệ thống chỉ yêu cầu chữ ký của người nộp, thì không phải ký số rồi tải lại chính giấy đề nghị đó.

Đối với giấy tờ khác, tài liệu cần nhiều chữ ký hoặc hồ sơ do người được ủy quyền thực hiện, việc ký và tải tài liệu vẫn phải tuân theo yêu cầu tương ứng. Có trường hợp được ký trực tiếp trên giấy rồi scan màu để nộp.

Vì vậy, bạn cần phân biệt giữa xác thực điện tử để nộp hồ sơ và yêu cầu ký đối với từng giấy tờ.

Nếu muốn nộp trực tiếp thì làm thế nào?

Bạn chuẩn bị hồ sơ giấy và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có thẩm quyền tiếp nhận.

Theo quy định hiện hành, có thể nộp và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh. Việc giải quyết do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở thực hiện.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ và cấp giấy hẹn. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, bạn sẽ được thông báo nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.

6. Lệ phí, thời gian xử lý và các lỗi thường gặp

Thời hạn giải quyết đăng ký thành lập hộ kinh doanh theo Điều 99 là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Đăng ký hộ kinh doanh mất bao nhiêu tiền?

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện theo quy định phí, lệ phí của từng địa phương.

Một số địa phương có chính sách miễn hoặc giảm lệ phí khi thực hiện trực tuyến, nhưng không nên mặc định mọi địa phương đều miễn phí.

Khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra mức lệ phí đang được công bố trên thủ tục hành chính tương ứng.

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký trực tuyến có thời hạn sửa đổi, bổ sung là 60 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu. Nếu quá thời hạn mà không bổ sung, hồ sơ không còn giá trị và bị hủy theo quy trình.

Khi cần chuẩn bị tài liệu đính kèm, bạn có thể sử dụng công cụ scan căn cước hai mặt hoặc gộp và nén hồ sơ PDF của Mina Desk để tạo tệp rõ nét, phù hợp với giới hạn dung lượng của nơi tiếp nhận.

7. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận hộ kinh doanh cần làm gì?

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới là hoàn thành thủ tục đăng ký ban đầu. Trước khi chính thức hoạt động, bạn cần kiểm tra những nghĩa vụ phát sinh theo ngành nghề và quy mô kinh doanh.

Giấy chứng nhận có đồng thời là giấy đăng ký thuế không?

Có. Theo Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.

Thông tin đăng ký được trao đổi giữa hệ thống đăng ký kinh doanh và hệ thống quản lý thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh mới được đăng ký theo cơ chế này không phải mặc nhiên làm thêm một bộ hồ sơ đăng ký thuế ban đầu độc lập.

Tuy nhiên, đăng ký thuế không đồng nghĩa với hoàn thành nghĩa vụ kê khai và nộp thuế.

Những việc cần làm sau thành lập

Thuế hộ kinh doanh năm 2026 được thực hiện như thế nào?

Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Tùy doanh thu thực tế, phương pháp tính thuế và tình trạng hoạt động, hộ kinh doanh có thể phải sử dụng những biểu mẫu sau:

• Mẫu 01/TKN-CNKD: Phục vụ thông báo doanh thu và kê khai các loại thuế khác đối với trường hợp áp dụng.
• Mẫu 01/CNKD: Tờ khai thuế đối với các trường hợp thuộc diện kê khai theo quy định.
• Mẫu 01/BK-STK: Thông báo số tài khoản hoặc số hiệu ví điện tử theo yêu cầu quản lý thuế.

Các mẫu thuế này không phải là giấy tờ bắt buộc nộp kèm bộ hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh. Đây là nghĩa vụ được thực hiện theo quy trình quản lý thuế sau khi đăng ký, với thời hạn và cách thức khác nhau tùy trường hợp.

Bạn có thể tìm thêm biểu mẫu kế toán, thuế và hồ sơ hành chính tại kho biểu mẫu Mina Desk.

Có giấy đăng ký rồi là được kinh doanh ngay?

Đối với ngành nghề thông thường, hộ kinh doanh có quyền hoạt động từ ngày được cấp Giấy chứng nhận, trừ khi đã đăng ký ngày bắt đầu hoạt động muộn hơn.

Đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, bạn chỉ được kinh doanh khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật yêu cầu.

Ví dụ: Một cửa hàng tạp hóa thông thường có thể bắt đầu kinh doanh theo thời điểm đăng ký phù hợp. Nhưng nếu mở cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, bạn cần kiểm tra thêm điều kiện về an toàn thực phẩm và các yêu cầu liên quan đến hoạt động thực tế.

Ngoài ra, khi có thay đổi tên, trụ sở, chủ hộ, thành viên hộ gia đình cùng đăng ký, vốn hoặc ngành nghề, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định, thay vì chỉ tự sửa thông tin nội bộ.

Chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Nếu tự đăng ký một hộ kinh doanh thông thường, hãy bắt đầu bằng Mẫu số 1, kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, tên hộ và ngành nghề, sau đó lựa chọn hình thức nộp phù hợp.

Bạn có thể tải các giấy tờ cần thiết trong kho biểu mẫu Mina Desk và sử dụng công cụ xử lý PDF để chuẩn bị hồ sơ điện tử trước khi gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh.