Cách ghi sổ S1a-HKD cho cửa hàng tạp hóa năm 2026

Nội dung bài viết

1. 1. Sổ S1a-HKD là gì? Cửa hàng tạp hóa nào được sử dụng?
2. 2. Cửa hàng tạp hóa có phải ghi từng món hàng vào S1a-HKD không?
3. 3. Cần chuẩn bị những số liệu gì trước khi ghi sổ?
4. Ví dụ: Doanh thu ngày 03/10/2026
5. 4. Cách ghi sổ S1a-HKD cho cửa hàng tạp hóa từng bước
6. Phân biệt ba cột của bảng doanh thu
7. 5. Ví dụ Mẫu S1a-HKD đã điền cho cửa hàng tạp hóa
8. Bản mô phỏng S1a-HKD đã điền
9. Kiểm tra dòng Tổng cộng
10. 6. Năm lỗi dễ gặp khi ghi sổ doanh thu tạp hóa
11. Lỗi 1: Khách trả nợ cũ, chủ tiệm ghi thêm doanh thu
12. Lỗi 2: Chỉ ghi tiền mặt, quên doanh thu chuyển khoản
13. Lỗi 3: Lấy tiền còn trong két làm doanh thu
14. Lỗi 4: Không điều chỉnh hàng bán bị trả lại
15. Lỗi 5: Cộng mọi khoản tiền chuyển vào tài khoản thành doanh thu
16. 7. Cách lập sổ S1a-HKD bằng Mina Desk
17. 8. Căn cứ pháp lý và câu hỏi thường gặp
18. Căn cứ pháp lý
19. Câu hỏi thường gặp

Một ngày bán hàng chục đơn, từ gói mì, chai nước đến bánh kẹo, chủ cửa hàng tạp hóa có phải ghi từng món vào sổ doanh thu? Cách ghi sổ S1a-HKD năm 2026 thực tế đơn giản hơn nhiều người nghĩ: bạn có thể tổng hợp doanh thu theo ngày hoặc định kỳ mà không phải ghi riêng từng sản phẩm vào sổ.

Bài viết hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số S1a-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, kèm bảng doanh thu giả định của một cửa hàng tạp hóa, cách xử lý tiền mặt, chuyển khoản, bán chịu và hàng trả lại.

1. Sổ S1a-HKD là gì? Cửa hàng tạp hóa nào được sử dụng?

Mẫu số S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Theo Điều 4 của Thông tư, sổ được sử dụng để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu năm không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN được nâng lên 1 tỷ đồng/năm.

Đối với hộ kinh doanh tạp hóa thông thường, điều này có nghĩa là hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN, sử dụng mẫu S1a-HKD để theo dõi doanh thu.

Nếu cửa hàng đang thuộc nhóm sử dụng S1a-HKD, bạn có thể xem trước và tải biểu mẫu tại Kho biểu mẫu Mina Desk.

Lưu ý: Ngưỡng doanh thu năm dùng để xác định nghĩa vụ thuế, không phải ngưỡng tính riêng từng tháng. Một cửa hàng doanh thu 80 triệu đồng trong một tháng chưa thể chỉ căn cứ vào tháng đó để kết luận chắc chắn doanh thu cả năm thuộc hay vượt ngưỡng.

2. Cửa hàng tạp hóa có phải ghi từng món hàng vào S1a-HKD không?

Không bắt buộc.

Điểm b khoản 2 Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC cho phép hộ kinh doanh ghi doanh thu theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.

Giả sử một cửa hàng tạp hóa có 40 khách mua hàng trong ngày. Người thứ nhất mua mì tôm, người thứ hai mua nước mắm, người thứ ba mua bánh kẹo, những khách còn lại mua nhiều loại hàng khác nhau.

Chủ cửa hàng không bắt buộc phải ghi 40 dòng riêng biệt vào S1a-HKD. Thay vào đó, cửa hàng có thể tổng hợp số tiền bán hàng trong ngày rồi ghi một dòng doanh thu.

Ví dụ:

Cách ghi này giúp sổ gọn, dễ đọc và thuận tiện cộng doanh thu cuối kỳ.

Tuy nhiên, ghi gộp không có nghĩa là không cần theo dõi giao dịch. Cửa hàng vẫn cần có cơ sở xác định số tiền tổng hợp, chẳng hạn dữ liệu máy bán hàng, hóa đơn, bảng kê bán hàng hoặc sổ ghi chép hằng ngày.

3. Cần chuẩn bị những số liệu gì trước khi ghi sổ?

Để dễ thực hành, chúng ta lấy ví dụ Hộ kinh doanh Tạp hóa Minh An, hoạt động tại một quầy hàng trong chợ và thuộc diện sử dụng S1a-HKD.

Giả sử cửa hàng bán mì tôm, nước uống, bánh kẹo, thực phẩm đóng gói và một số đồ gia dụng. Khách thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc đôi khi mua chịu.

Trước khi ghi sổ, chủ cửa hàng nên chuẩn bị các dữ liệu sau:

Ví dụ: Doanh thu ngày 03/10/2026

Trong ngày, cửa hàng phát sinh ba nhóm giao dịch:

Cách tính:

1.200.000 + 600.000 + 150.000 = 1.950.000 đồng.

Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc xác định doanh thu không phụ thuộc hoàn toàn vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Trong ví dụ này, 150.000 đồng bán chịu là doanh thu của hàng đã bán, dù khách chưa thanh toán.

Như vậy, cửa hàng ghi doanh thu 1.950.000 đồng, không chỉ ghi 1.800.000 đồng tiền đã nhận.

Đồng thời, cần có dữ liệu riêng để theo dõi khoản khách còn nợ 150.000 đồng.

4. Cách ghi sổ S1a-HKD cho cửa hàng tạp hóa từng bước

Mẫu S1a-HKD chỉ có một trang, gồm thông tin hộ kinh doanh, thông tin đầu sổ, bảng doanh thu và phần ký xác nhận.

Dưới đây là cách điền tương ứng với cửa hàng Tạp hóa Minh An.

Phân biệt ba cột của bảng doanh thu

Cột A không bắt buộc trong mọi trường hợp phải trùng với ngày bán hàng. Theo Thông tư 152, đây là ngày, tháng ghi sổ.

Nếu cửa hàng tổng hợp doanh thu nhiều ngày và ghi vào sổ tại ngày cuối kỳ, cột B nên ghi rõ khoảng thời gian được tổng hợp để tránh hiểu nhầm.

Đặc biệt, cột Số tiền phản ánh doanh thu, không phải lợi nhuận. Tiền nhập hàng, tiền điện, tiền thuê mặt bằng không được tự trừ vào số doanh thu cần ghi.

5. Ví dụ Mẫu S1a-HKD đã điền cho cửa hàng tạp hóa

Bây giờ chúng ta thực hành ghi hoàn chỉnh một kỳ.

Giả sử cửa hàng Tạp hóa Minh An có dữ liệu bán hàng trong tháng 10/2026 như sau:

Ngày 05/10, cửa hàng có một giao dịch hàng bán bị trả lại trị giá 100.000 đồng. Sau khi phản ánh khoản trả lại hợp lệ, doanh thu của ngày còn 1.900.000 đồng.

Các giao dịch từ ngày 06/10 đến ngày 31/10 được tổng hợp thành một dòng để minh họa cách ghi theo định kỳ.

Bản mô phỏng S1a-HKD đã điền

Dưới đây là bảng trình bày theo bố cục Mẫu số S1a-HKD, với ba cột A, B, 1 và dòng Tổng cộng như mẫu gốc.

HỘ, CÁ NHÂN KINH DOANH: Hộ kinh doanh Tạp hóa Minh An

Địa chỉ: Số 12 đường Lê Lợi, phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh

Mã số thuế: Ghi theo thông tin đăng ký thuế của hộ

Mẫu số S1a-HKD

(Kèm theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

SỔ DOANH THU BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ

Địa điểm kinh doanh: Ki-ốt số 5, chợ Bến Thành

Kỳ kê khai: Tháng 10/2026

Đơn vị tính: Đồng

Ngày 02 tháng 11 năm 2026

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỘ KINH DOANH/

CÁ NHÂN KINH DOANH

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có))

Lưu ý: Đây là bảng mô phỏng đã điền để minh họa. Tên, địa chỉ, ngày ký và số liệu đều giả định. Khi sử dụng thực tế, cần điền thông tin của hộ và đối chiếu với doanh thu phát sinh.

Kiểm tra dòng Tổng cộng

Tổng doanh thu ghi trong sổ được tính như sau:

1.950.000 + 1.850.000 + 1.900.000 + 40.000.000 = 45.700.000 đồng.

Đây là tổng doanh thu tháng 10/2026, không phải số thuế phải nộp hoặc số lợi nhuận của cửa hàng.

Bạn có thể tải Mẫu S1a-HKD để điền lại bằng số liệu kinh doanh thực tế.

6. Năm lỗi dễ gặp khi ghi sổ doanh thu tạp hóa

Lỗi 1: Khách trả nợ cũ, chủ tiệm ghi thêm doanh thu

Ngày 03/10, khách mua chịu 150.000 đồng và cửa hàng đã ghi doanh thu.

Ngày 04/10, khách trả đủ 150.000 đồng. Đây là khoản thu hồi tiền bán chịu, không phải doanh thu mới của ngày 04/10.

Nếu ghi thêm lần nữa, doanh thu sẽ bị tính trùng.

Lỗi 2: Chỉ ghi tiền mặt, quên doanh thu chuyển khoản

Cửa hàng bán được 2.000.000 đồng, trong đó khách trả 1.300.000 đồng tiền mặt và 700.000 đồng chuyển khoản.

Doanh thu bán hàng là 2.000.000 đồng, không phải 1.300.000 đồng.

Lỗi 3: Lấy tiền còn trong két làm doanh thu

Giả sử cửa hàng bán được 3.000.000 đồng nhưng trong ngày đã dùng 1.000.000 đồng để nhập thêm hàng.

Không được lấy 3.000.000 trừ 1.000.000 rồi ghi doanh thu 2.000.000 đồng.

Chi phí nhập hàng và doanh thu là hai nội dung khác nhau.

Lỗi 4: Không điều chỉnh hàng bán bị trả lại

Cửa hàng bán hàng trị giá 500.000 đồng, sau đó khách trả lại hàng trị giá 100.000 đồng và giao dịch trả hàng đủ điều kiện điều chỉnh.

Doanh thu sau điều chỉnh còn 400.000 đồng. Cần giữ thông tin trả hàng và giao dịch gốc để đối chiếu.

Lỗi 5: Cộng mọi khoản tiền chuyển vào tài khoản thành doanh thu

Không phải khoản tiền vào tài khoản nào cũng là doanh thu bán hàng.

Ví dụ, tiền chủ hộ chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản phục vụ kinh doanh, hoặc khoản vay được giải ngân, không tự động trở thành doanh thu bán tạp hóa. Cần phân loại đúng bản chất và lưu thông tin chứng minh.

7. Cách lập sổ S1a-HKD bằng Mina Desk

Nếu không muốn phải cộng số liệu và trình bày sổ thủ công, bạn có thể sử dụng tính năng Sổ thu chi hộ kinh doanh trên Mina Desk.

Công cụ hỗ trợ ghi nhận giao dịch thu chi, nhập dữ liệu hóa đơn hoặc sao kê, theo dõi nghĩa vụ thuế và xuất các mẫu sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, trong đó có S1a-HKD.

Quy trình sử dụng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bạn có thể xem hướng dẫn sử dụng Sổ thu chi hộ kinh doanh để tìm hiểu cách thao tác trên website.

Mina Desk còn cung cấp các công cụ đọc hóa đơn điện tử XML, tờ khai thuế và xử lý tài liệu. Theo chính sách dữ liệu của dịch vụ, tệp hóa đơn, XML thuế và thông tin CCCD được xử lý trong bộ nhớ, không lưu tệp gốc trên máy chủ. Dữ liệu sổ hộ kinh doanh được quản lý theo chính sách riêng của tính năng.

Lưu ý, phần mềm là công cụ hỗ trợ ghi chép và tổng hợp. Chủ hộ vẫn cần kiểm tra số liệu và chịu trách nhiệm về thông tin sử dụng để lập sổ.

8. Căn cứ pháp lý và câu hỏi thường gặp

Căn cứ pháp lý

Câu hỏi thường gặp

Ghi sổ đúng bắt đầu từ việc xác định đúng doanh thu. Với cửa hàng tạp hóa, bạn có thể tổng hợp nhiều giao dịch vào một dòng S1a-HKD, miễn là số tiền chính xác và có dữ liệu để đối chiếu.

Bạn có thể tải Mẫu S1a-HKD trong Kho biểu mẫu Mina Desk, hoặc sử dụng công cụ Sổ thu chi hộ kinh doanh để ghi chép và xuất sổ thuận tiện hơn.

Biểu mẫu trong bài

Tải miễn phí các mẫu được nhắc trong bài — xem trước, tải Word / Excel / PDF ngay trên Mina Desk.

S2a-HKDSổ doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ (nộp thuế theo % doanh thu)Excel · miễn phíTải mẫu